Las 4 series de preguntas que nadie conoce mejor que yo de mi archivo.

Hemos decidido digitalizar.

Conseguimos argumentos de peso: GASTOS.

La visión es disminuir gastos.

La misión es aumentar las ganancias.

La manera es optimizar los centros de costos.

Hemos decidido digitalizar.
El fundamento principal: LA EMPRESA.
Hemos respondido las preguntas clave y hemos buscado y conseguido un servicio de consultoría y digitalización.

¿Expectativas?

¡Las mejores!

Sin embargo, las expectativas se harán realidad en la medida que trabajemos en equipo, y como el proceso de digitalización es una línea operativa, iniciará con el entendimiento del negocio.

¿Qué información debemos disponer para que ese entendimiento sea tan expedito como se requiere? 

1. Volumen de documentos: ¿Qué volumetría de documentos manejamos?, con ello podrá calcularse el tiempo necesario para completar el producto esperado y en una proyección estimada, el personal necesario para cumplir con ese tiempo.

Será importante desglosar entre cantidad de expedientes y cantidad de documentos; más si logramos estimar el promedio de documentos por expedientes.

2. Volumen de información (datos)

No solo es la volumetría en cantidad de papel a digitalizar.

La tarea de indexación requiere análisis de los datos que comprenden los documentos en papel, para lograr un producto más o menos (dependiendo del requerimiento) documentado, cuya inmediatez de la búsqueda estará regida por ellos:

• Tipos de expedientes
• Tipos de documentos por “tipo de expediente”
• Cantidad de datos a indexar (mejor si se conocen o al menos un promedio)
• Indexación requerida por documento o por expediente

3. Características del fondo documental disponible

• Tamaños de las hojas a digitalizar
• Tipo de datos en los documentos: manuscritos, impresos o mixtos?

4. Características de la digitalización

Con la que se requiere el fondo documental disponible.

• ¿Documentos a ser digitalizados por ambas caras?. Esto podría duplicar el tiempo o el personal requerido y con certeza ayudará a afinar la tarea de Preparación.
• ¿Todo color o escala de grises?
• Fecha en la que se dispone del fondo físico para la digitalización.
• Fecha en la que se debe disponerse el fondo digital.
• ¿En qué medios se espera recibir el fondo documental digital? (disco externo, file server, herramienta) (De ser una herramienta se requeriría evaluar integración)
• ¿Requiere algún reconocimiento especial? (OCR… )

Definitivamente DIGITALIZAR es una gran determinación para una empresa que quiere ser ágil y eficiente y sin duda para un archivo físico que se ha salido de control, es el primer sector a abordar.

Pero nadie mejor que usted, conoce su archivo, sus documentos, sus expedientes y la unión de su experiencia con la del consultor, determinan los resultados.

Estaremos a gusto de ofrecerle información detallada de cada pregunta concreta en próximas entregas.