En América Latina muchos son los intentos de pensar verde, proyectos de ley, ONG's, pero el papel sigue siendo un mal necesario para cumplir con la reglamentación.
Hablemos de los problemas de su empresa, esos que están relacionados a los documentos en físico:
- Si el espacio para el archivo es rentado, el alquiler aumenta el precio con regularidad, necesitamos reajustar presupuesto.
- Si el espacio para el archivo es propio, de acuerdo al crecimiento de nuestra empresa, pronto se agota el espacio de almacenamiento... ya no tiene espacio para el papel.
- En algunos países de América del Sur, la disponibilidad de papel está crítica.
- Constante amenaza de multas por no plegarse a la ley de manejo de archivos.
- El manejo de su archivo es empírico.
- Documentos prestados, un dolor de cabeza... no los regresan.
- Si pierde el archivo excel del control de préstamos... olvídese de sus documentos prestados.
- Le hacen auditoria y (usted sabe que tiene los soportes) no los encuentra.
- Olvida constantemente las políticas de retención de los documentos según la ley que lo rige.
- Siente que perdió la inversión de generar sus TRD's y sus TVD's.
- Si las TRD's se las entregaron en una hojita... si las pierde está muerto.
- Los documentos están tan deteriorados que ya no puede manejarlos.
- El mantenimiento a su archivo es costoso... y si no lo mantiene, los bichos pronto correrán por toda la empresa.
- Si evita o disminuye el mantenimiento de sus archivos, los empleados comienzan a quejarse de enfermedades respiratorias.
- Tiene un serio problema con las políticas de seguridad e higiene de la empresa.
- Copias van y copias vienen.
- En algunos países la disponibilidad de cartuchos de impresión es reducida por temas de importación o se hacen muy costosos de reponer.
- Se le llenó su archimóvil, no hay más en existencia y el proveedor tampoco tiene para la venta.
- No ubica un documento que necesita con urgencia.
- No ubica los documentos en su archivo físico.
- En algunos países de América del Sur, la disponibilidad de papel está crítica.
- Constante amenaza de multas por no plegarse a la ley de manejo de archivos.
- El manejo de su archivo es empírico.
- Documentos prestados, un dolor de cabeza... no los regresan.
- Si pierde el archivo excel del control de préstamos... olvídese de sus documentos prestados.
- Le hacen auditoria y (usted sabe que tiene los soportes) no los encuentra.
- Olvida constantemente las políticas de retención de los documentos según la ley que lo rige.
- Siente que perdió la inversión de generar sus TRD's y sus TVD's.
- Si las TRD's se las entregaron en una hojita... si las pierde está muerto.
- Los documentos están tan deteriorados que ya no puede manejarlos.
- El mantenimiento a su archivo es costoso... y si no lo mantiene, los bichos pronto correrán por toda la empresa.
- Si evita o disminuye el mantenimiento de sus archivos, los empleados comienzan a quejarse de enfermedades respiratorias.
- Tiene un serio problema con las políticas de seguridad e higiene de la empresa.
- Copias van y copias vienen.
- En algunos países la disponibilidad de cartuchos de impresión es reducida por temas de importación o se hacen muy costosos de reponer.
- Se le llenó su archimóvil, no hay más en existencia y el proveedor tampoco tiene para la venta.
- No ubica un documento que necesita con urgencia.
- No ubica los documentos en su archivo físico.
Como consultores, sabemos y entendemos este tipo de problemas. Probablemente alguna vez también lo vivimos en nuestras oficinas, es por ello que hemos ideado soluciones que permitan facilitar el manejo de archivos físicos tanto a las empresas dueñas de esos archivos como a las empresas cuyo servicio es la administración.
Incluso contamos con aliados estratégicos cuyo servicio es administrar archivos físicos.
No más dolores de cabeza, juntos, ustedes y nosotros podremos mejorar su empresa con soluciones que faciliten la labor, mejoren su rentabilidad, cuiden su presupuesto e incrementen la eficiencia de sus empleados.
Cuando el archivo es digital... lo invito a conocer en la próxima entrada, que también puede mejorar.
