Archivo físico, ¿retenerlo o desincorporarlo?

En el mejor de los casos, el gran dilema.

Desde las corporaciones, pasando por la gran empresa, mediana o pequeña, el archivo físico es en esencia, la fuente del saber.

La memoria de la empresa.

Documentos que se atesoran por necesidad, legislación, pasiones, ignorancia y a veces hasta olvidos.

El papel en todas sus variaciones y estados de conservación disponibles a la merced del espacio/tiempo.

Archivos físicos pequeños, grandes, bien organizados, desorganizados, que generan una matriz de clasificación tan diversa como adjetivos haya.

Documentos que de tanto revisarlos pierden consistencia y lamentablemente su valor y aquellos que de no necesitarlos se olvidaron, el tiempo sobre su estado también le restó valor.

Tablas de Retención Documental (TRD), en el archivo físico, su mejor aliado.

Pero ¿qué pasa cuando las TRD no tienen mantenimiento ni actualización en relación a las leyes de la nación?, cuando ni siquiera tengo control, dominio o la ubicación de la herramienta.

Seguro podremos hacer una nueva publicación para hablar de las TRD, mas hoy nos trae a nuestra cita el archivo físico y la integridad de la información.

En América Latina aun dependemos de archivo físico, pero con certeza, cada vez menos. La ley desde el Archivo General de la Nación de cada país, está girando a favor del resguardo de la información, no así del papel. La ley comienza a aliarse a los Ministerios de Tecnología de cada país y comienza a adoptar y a impulsar soluciones de gestión documental con UN GRAN PUNTO EN COMÚN: RESGUARDAR LA INFORMACIÓN. 

A la postre, la tendencia es resguardar la información como un activo importante en la empresa y aminorar la tendencia a su desvalorización, lo que desencadena en la minimización del consumo de papel o la extracción de la información del papel existente.¿CÓMO? Digitalizándo.

Con total maestría campañas ecológicas se suman formando parte de un todo:

Piensa verde

Cero papel

Más bosques, más árboles, menos tala.

Un mundo verde.

¿RESULTADO?

Más información, con valor informacional completo, disponibilidad inmediata, menos papel.

¿Y el papel? a reciclaje.

Entonces, el archivo físico, ¿retenerlo o desincorporarlo?

Retener el mínimo necesario, siempre apegados a los lineamientos de ley, desincorporar el resto.

mProductos Business Suite te ofrece amplias posibilidades para dar ese paso al frente, de digitalizar el papel, de optimizar tus espacios, de minimizar tus costos por administración del archivo, de redistribuir a tu personal de archivo y potenciar sus capacidades, de trabajar aliado a tus TRD, manteniéndote en tus límites de ley, de recuperar el valor de la información olvidada, de hacerla disponible para todo el que necesite accesarla, de convertir a tu empresa en un gran aporte a las campañas ecológicas de tu país o región.

mProductos Business Suite pensando en ti, pone a tu disposición el servicio de mDigitalización.

Más de mDgitalización en la próxima entrega, donde estaremos abordando qué cuestionamientos debo hacerme para decidirme a digitalizar.