Mucho más que digitalizar.

Hablar de digitalización, constantemente nos hace pensar en papel que pasa por un escáner y se convierte en un archivo digital.

De acuerdo a la información que dominemos pudiéramos pensar en otros términos como el reconocimiento inteligente: OCR como el más común; ICR como un plus en el manejo de la información, BCR, QR y OMR como una exquisitez que manejamos cuando ya tenemos incursión en la materia de contenido digital.

Sin embargo la digitalización es tan solo una parte del entramado de la gestión de contenido.

Pensemos desde la perspectiva de un proveedor del servicio de digitalización...

Pero podemos pensar desde el ángulo de un cliente que requiere el servicio.

La digitalización vista como un proceso del negocio, comprende una línea operativa de actividades que tanto como proveedor o cliente conviene conocer en aras a manejar mejor los términos:

Recibo de documentos físicos: 

Manejamos y almacenamos documentos de cualquier manera. De forma ordenada, limpia, esquematizada o no. Almacenamos documentos en cajas, carpetas, con bandas elásticas, grapas, ganchos, por expediente, por tipo de documento, según el alfabeto, según números de control. En nuestro archivo, manejamos los documentos físicos como el espacio, volumen, normas y recursos nos permitan.

Preparación:

Hablábamos de carpetas, tapas duras, ganchos, cintas adhesivas, bandas elásticas, bolsas, encuadernados... en aras a una correcta digitalización y al cuido de los escáneres (previstos de acuerdo a los tipos de documentos que se procesarán) debemos preparar el papel para su procesamiento y retirar todo aquel material de sujeción que impida o entorpezca su correcta digitalización.

Digitalización:

Dime qué tipo de documento tienes y te diré que escáner necesitas. La digitalización implica el paso del papel por el escánner, pero también implica una serie de requerimientos de exposición de color en la imagen, de exposición de marcas especiales. En próximas entradas podremos abordar con detalle la actividad de digitalización.

Calidad:

¿Pero cómo digitalizaste? ¡Cómo hemos acordado se digitalizaría! Conviene revisar tales acuerdos y esta revisión la logramos con validación de la calidad de la imagen o producto digital obtenido.

HASTA ESTE MOMENTO DEL PROCESO PUDIÉRAMOS CONOCER A LA SIEMPRE BUENA INVERSIÓN: DIGITALIZACIÓN

Pero cuando hemos comprendido que el beneficio que el contenido digital nos deja en nuestra estructura administrativa, el proceso continúa.

Recepción:

Una vez el producto digital existe, bien puede ser usado para los procesos operativos del negocio y los documentos (físicos y digitales) son en mucho el insumo de cualquier proceso operativo, cuando no, su producto. Recibimos el archivo digital y de acuerdo al proceso relacionado, lo clasificamos.

Clasificación:

Cualquiera que sea el tipo de documento, en una empresa puede haber desde decenas a centenares. Procesos del negocio usan tipos documentales para su ejecución. Conocer e identificar el documento es la clasificación básica para poder relacionarle los datos que le corresponden.

Indexación:

Un documento digital ya per se es un activo de información. De él solo necesitamos identificar datos que nos permitan rescatarlo con un motor de búsquedas, en este caso, del gestor documental. La indexación merece un capítulo aparte que con certeza les brindaremos.

Exportación:

Tenemos un producto digital rico, con información indexada, listo para ser usado por cualquier proceso. Solo basta con exportarlo al framework de Gestión Documental disponible. 

Rearmado:

Aquello que fue un documento en papel -que probablemente aun persiste- (si la TRD aun no nos permite desincorporarlo) y que ahora es contenido digital rico en información, debe devolverse como fue entregado.

Entrega de documentos.

¿Y cuando los canales de recibo del contenido van más allá del físico?

Recibimos documentos que pese a no necesitar digitalización/captura, necesitan ser indexados, ¿las fuentes?: canal web, multifuncionales, correo electrónico, faxes.

¿Porqué aliarnos con ... ? II PARTE

Así terminó nuestra entrega anterior:

En la próxima entrega, juntos, ustedes y nosotros veremos porqué aliarse a una empresa fabricante de software es una estrategia para CRECER.

Y nada mejor que la misma sentencia para comenzar esta entrega:

¿porqué aliarse a mProductos Business Suite es una estrategia para CRECER?

Conviene evaluar aspectos que uno u otro puede tener la clave. Incuso todos juntos.

¿Aliarme a un fabricante de software?

Si mi negocio es IT: hardware (mejor si hardware de impresión y/o digitalización), un fabricante de software de Gestión de Contenido es un valor agregado que brindaré a mis clientes, ampliando el espectro de mi servicio.

Si mi negocio es consultoría de procesos organizacionales y del negocio, un fabricante de software de Gestión de Procesos es quien materializará mis ideas y el entendimiento que tengo de mi cliente.

Si mi negocio es de administración de archivo físico, un fabricante de software llega a sustentar o mi propio negocio de administración, o el análisis que entrego a mis clientes.

Si mi negocio es DATACENTER, un fabricante de software es la expansión de mi servicio.

Si mi negocio es desarrollo móvil, un fabricante de software podía brindare la oportunidad de escalar sus soluciones para dispositivos.

Si mi negocio es outsourcing de Call Center o Help Desk, un fabricante de software de Gestión de Procesos configurable sin desarrollos a la medida, es el proveedor ideal para abrirme a más clientes sin mayores implicaciones.

Si mi negocio es distribuir software, un nuevo fabricante de software es una puerta más para el mercado.

¡porque aliarse a mProductos Business Suite es una estrategia para CRECER de la mano de su Programa de Alianza Comercial mAliado

B I E N V E N I D O S

¿Porqué aliarnos con ... ?

Cuando en la junta directiva o cargos decisorios de una empresa, existe un visionario; probablemente no necesiten hacer grandes cálculos ni someter a consenso los pasos importantes a emprender: administrativos, inversiones, alianzas; ¡todo será para la evolución de la empresa!

Sin embargo, generalmente formamos parte de equipos multidisciplinarios que toma decisiones y las mismas son sometidas a evaluación, siempre buscando mejoras sustanciales para la empresa sin mayor riesgo y con amplios márgenes de retorno.

Aliarse a otra marca, a otra firma, puede ser una de esas decisiones que ameritan consenso. Pero ¿qué aspectos debemos considerar para establecer una alianza comercial?

¡CRECER!

Una alianza debe permitirnos crecer:

- Crecer en ventas: sumar números a las ganancias anuales, aumentar el capital.

- Crecer en servicios: Un catálogo con mayor alcance, ergo, mayor visibilidad, mayor espectro de clientes... ¡EXPANSIÓN!

- Crecer en experiencia: mejores maneras de hacer las cosas y lograr los objetivos.

¡CRECER!

Sin embargo, si aun CRECER no fuera suficiente respuesta, ven y revisemos qué aspectos son importantes a evaluar.

En la próxima entrega, juntos, ustedes y nosotros veremos porqué aliarse a un fabricante de software es una estrategia para CRECER.

Procesos: El motor.

Procesos + Personal + Producto

PROCESOS

El engranaje que mueve su empresa, silentes, invisibles;
¿procesos bien diseñados?

¿procesos optimizados?

de eso depende gran parte de su rentabilidad y por ende, de su ganancia.

Lo invitamos a revisar sus procesos y a optimizarlos

y mProductos Business Suite, puede ayudarlo.

¡MILES, MILLONES DE CLIENTES!

Cuando somos fabricantes de software pensamos en favorecerlo a usted como cliente, sin restar valor a nuestro producto; de manera que desarrollamos estrategias de comercialización donde haya suficiente flexibilidad para entrar en todos los negocios, en todos los presupuestos, en todas las plataformas. En este sentido ideamos modalidades comerciales licenciables de acuerdo al tamaño de su negocio, pero si su negocio es grande, opciones sin licenciamiento son siempre buenas ofertas, eso sin restar importancia a los qrequerimientos de ley.

¿Pero qué pasa cuando su negocio no es pequeño, tampoco grande, ni muy grande?

¡Cuando las cantidades de clientes son miles y millones! 

No hay licenciamiento posible que pueda ser comprado, medido, controlado, menajedo; pero ¿y cómo hacer para que mis clientes interactúen con mis soluciones de procesos? 

Desarrollar nuevas soluciones siempre es una opción, pese al gran costo, siempre se puede.

Pero mProductos Business Suite conoce su empresa, comprende su necesidad, sabe que sus clientes son el quid del asunto y que las transacciones que ellos generen será el devenir de su negocio; mProductos Business Suite YA DESARROLLÓ EL PRODUCTO QUE USTED NECESITA PARA SATISFACER A SUS MILES DE CLIENTES, para resguardar sus transacciones y garantizarles la comunicación con sus procesos, para controlarlos y medirlos sin tener que aminorar su presupuesto más de lo estimado o tener que 

esperar desarrollos que llevarán tiempos extrordinarios.

mProductos Business Suite pone a su disposición mPortal; libera un producto que está orientado a grandes cantidades transaccionales desde puntos equidistantes y con manejo documental atado: transacciones financieras, trámites documentales gubernamentales, trámites documentales de ciudadanía, declaración de impuestos, declaración de siniestros de seguros, solicitudes de pólizas, licitaciones públicas y más.

le brinda la facilidad a su cliente de disponer de formas electrónicas para el inicio de trámites, captura de documentos y documentación de su caso; así como consulta de estatus de su caso y consulta de los documentos sometidos.

mPortal es el producto pensado y desarrollado para facilitar la interacción de su negocio con sus clientes, sin importar dónde estén ni cuántos sean.

PREGUNTAS CLAVES PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN . ¡mProductos BS lo ayuda a responderlas!

Archivo físico, ¿retenerlo o desincorporarlo?

Pero para evitar distracciones e influencias sin argumentos, les traemos una serie de preguntas que apuntan a resolver el dilema:

¿DIGITALIZAR o no?

¿Es propio el espacio físico para los archivos?

Comúnmente el espacio geográfico de los archivos físicos es rentado, costo que mensualmente genera grandes salidas de capital como mantenimiento a esa renta. Revisar la cantidad de papel almacenado en aras a reducir ese espacio y por ende a buscar espacios menos costosos por tamaño es una buena determinación. Corporaciones que tienen espacios propios bien pudieran tener la misma práctica en pro de redistribuir sus espacios para la organización en función de optimizar el negocio. La respuesta a esta pregunta es tan solo el inicio.

¿Tengo TRD? ¿Las tengo actualizadas? ¿Las tengo disponibles?

Las TRD son el mejor aliado de un archivo físico, porque dictan la pauta de la clasificación pero más que eso, marcan el hito en cuanto a retención de documentos, ergo, desincorporación. Si bien es cierto que el Archivo General de la Nación establece los lineamientos a seguir para generar las TRD, el día a día puede producir actualizaciones en línea con la organización; de manera que una TRD vigente y disponible es un arma poderosa para evaluar el archivo físico en consecuencia con la tenencia de papel. Pero... una TRD desactualizada y peor aun, no disponible, es una alarma prendida que nos lleva a evaluar rápida y consistentemente nuestra administración de archivo físico y evidentemente a tomar acciones.

¿Conozco y manejo la volumetría del papel que administro?

Conocer la cantidad de papel que el archivo general o central administra, es un factor importante al momento de hacer análisis, proyecciones y proponer mejoras en los procesos asociados al archivo físico.

¿Del papel que administro, qué porcentaje tiene alta rotación? ¿Qué porcentaje tiene nula rotación? 

Conocer el movimiento del papel en cuanto a préstamos, pérdidas, traslados, trasnferencias, ingresos, desincorporaciones de los documentos en los diferentes tipos de archivos que mi empresa maneja " en términos e cantidades". Conocer la volumetría del papel es solo la primera parte de los controles, conocer cuánto de ese papel rota: se presta, se retira, se consulta con frecuencia, conocer la frecuencia y las unidades que realizan dichos movimientos es información más completa que avalan la determinación de reciclar el papel, digitalizarlo, optimizar los procesos y disponer la información para consultas masivas.

¿Conozco la razón por lo que hay documentos que tienen nula rotación?

Con certeza al manejar las preguntas anteriores, podremos responder esta con soltura.

¿Mi negocio puede usar el papel como insumo de producción?

Si mi negocio es producción, conviene dar un vistazo al valor del papel en ese ciclo operativo o línea de producción. ¿Acaso tengo una fuente alta de insumos sin aprovechar?. Por ejemplo, la industria cartonera, la industria editora son claros ejemplos de sectores que valoran sus archivos físicos como un ciclo constante para la memoria de su empresa como para el manejo de costos.

¿Qué costos genera el manejo de papel en administración de archivo físico? ¿Cuánto personal dispongo para los efectos? ¿Qué costos genera el manejo de papel en consumo, copiado, traslado?

A la hora de hacer auditorias, las unidades de Administración y Manejo de Cuentas entran en acción, evaluando egresos versus ingresos en el más básico de los casos, de manera que dichos análisis son importantes aliados a la hora de determinarse a digitalizar pues el ROI será el pan nuestro de cada día y con seguridad el producto esperado de dicha inversión.

¿Dispongo de escáneres y/o impresoras multifuncionales en el parque de equipos de IT?

Tener escáneres o impresoras multifuncio

nales es muchas veces el primer paso que las empresas dan para disponerse a digitalizar, sin embargo, conviene no detenerse en el asunto pues, los servicios de digitalización pueden ser tan completos como necesidades del cliente haya. Equipos, personal, espacio, servicio, todo ofrecido para solventar la necesidad del cliente.

¿Mi empresa está asociada a alguna campaña ecológica? ¿Mi negocio es el ambiente?

Si la respuesta es si, sin lugar a dudas digitalizar su archivo físico es un mandato.

En América Latina estamos comenzando a sumarnos a diversidad de campañas en materia ecológica; unos países más adelantados que otros, la idea es que todos podamos sumarnos, unirnos y desde nuestra empresa sumar; colaborar en la idea de un mundo mejor, más sano y con menos consumo de papel.

mProductos Business Suite lo apoya en la evaluación de cada una de las preguntas anteriores y le brinda la respuesta ofreciéndoles el servicio de mDigitaliación, tan flexible como usted lo necesite.

• en su espacio (del cliente), 
• en los Centros de Procesamiento de Documentos dispuestos para prestar el servicio.

• con su personal (del cliente), 
• con el personal especializado en labores de preparación, digitalización e indexación en los Centros de Procesamiento de Documentos dispuestos para prestar el servicio.

• con su equipamiento (del cliente)
• con el equipo de digitalización especializado en los Centros de Procesamiento de Documentos dispuestos para prestar el servicio.

mDigitalización es en resumen, la respuesta a todas su preguntas y mProductos Business Suite lo tiene para usted.

Archivo físico, ¿retenerlo o desincorporarlo?

En el mejor de los casos, el gran dilema.

Desde las corporaciones, pasando por la gran empresa, mediana o pequeña, el archivo físico es en esencia, la fuente del saber.

La memoria de la empresa.

Documentos que se atesoran por necesidad, legislación, pasiones, ignorancia y a veces hasta olvidos.

El papel en todas sus variaciones y estados de conservación disponibles a la merced del espacio/tiempo.

Archivos físicos pequeños, grandes, bien organizados, desorganizados, que generan una matriz de clasificación tan diversa como adjetivos haya.

Documentos que de tanto revisarlos pierden consistencia y lamentablemente su valor y aquellos que de no necesitarlos se olvidaron, el tiempo sobre su estado también le restó valor.

Tablas de Retención Documental (TRD), en el archivo físico, su mejor aliado.

Pero ¿qué pasa cuando las TRD no tienen mantenimiento ni actualización en relación a las leyes de la nación?, cuando ni siquiera tengo control, dominio o la ubicación de la herramienta.

Seguro podremos hacer una nueva publicación para hablar de las TRD, mas hoy nos trae a nuestra cita el archivo físico y la integridad de la información.

En América Latina aun dependemos de archivo físico, pero con certeza, cada vez menos. La ley desde el Archivo General de la Nación de cada país, está girando a favor del resguardo de la información, no así del papel. La ley comienza a aliarse a los Ministerios de Tecnología de cada país y comienza a adoptar y a impulsar soluciones de gestión documental con UN GRAN PUNTO EN COMÚN: RESGUARDAR LA INFORMACIÓN. 

A la postre, la tendencia es resguardar la información como un activo importante en la empresa y aminorar la tendencia a su desvalorización, lo que desencadena en la minimización del consumo de papel o la extracción de la información del papel existente.¿CÓMO? Digitalizándo.

Con total maestría campañas ecológicas se suman formando parte de un todo:

Piensa verde

Cero papel

Más bosques, más árboles, menos tala.

Un mundo verde.

¿RESULTADO?

Más información, con valor informacional completo, disponibilidad inmediata, menos papel.

¿Y el papel? a reciclaje.

Entonces, el archivo físico, ¿retenerlo o desincorporarlo?

Retener el mínimo necesario, siempre apegados a los lineamientos de ley, desincorporar el resto.

mProductos Business Suite te ofrece amplias posibilidades para dar ese paso al frente, de digitalizar el papel, de optimizar tus espacios, de minimizar tus costos por administración del archivo, de redistribuir a tu personal de archivo y potenciar sus capacidades, de trabajar aliado a tus TRD, manteniéndote en tus límites de ley, de recuperar el valor de la información olvidada, de hacerla disponible para todo el que necesite accesarla, de convertir a tu empresa en un gran aporte a las campañas ecológicas de tu país o región.

mProductos Business Suite pensando en ti, pone a tu disposición el servicio de mDigitalización.

Más de mDgitalización en la próxima entrega, donde estaremos abordando qué cuestionamientos debo hacerme para decidirme a digitalizar. 

¡YO LO HAGO!... Mejor, hágalo usted que sabe y puede. II Parte.

mProductos Business Suite, sabe y puede brindarle soporte y mantenimiento.

En la publicación anterior hablábamos del soporte a las aplicaciones como un pequeño lujo que no estamos para costear, "especialmente cuando nuestro personal de IT está capacitado para ejercerlo".

Sin embargo, la práctica habitual, los años de experiencia, el día a día marcan la pauta y orientan al soporte más que como a un lujo, a una necesidad y a una estrategia de visión.

Aun cuando mi personal de IT está completamente capacitado para ejercer soportes, caben preguntas determinantes para determinar si contratarlo o no.

Ciertamente todo licenciamiento que se precie de bueno, ofrece y entrega garantía en su primer año de operación. En adelante, el soporte y mantenimiento por licenciamiento es renovable pero cabe cuestionarse si renovarlo o no o si adquirir un mantenimiento mayor; de manera que preguntarnos:

¿Tengo un equipo de soporte en IT que maneje el proceso de 

incidencias, requerimientos y problemas con suficientes autoridad y destreza en los ANS' con los clientes de la empresa?

¿Tengo suficiente personal como para incorporar nuevas carga de soporte?

¿Mi personal de IT tiene experiencia en mantenimiento de  la plataforma sobre la que corren las soluciones a soportar?

¿Mi personal de IT está capacitado para analizar el rendimiento de la plataforma con periodicidad? ¿Existen políticas asociadas?

¿Son las nuevas soluciones a soportar parte del core del negocio?

¿Cuáles son las normas y procedimientos habituales de la empresa en materia de soporte de aplicaciones)

¿Tengo presupuesto para capacita a mi personal en la administración de la nueva plataforma? ¿Puedo asumir el tiempo de la curva de aprendizaje?

Como consultores, en mProductos Business Suite lo instamos y acompañamos a dilucidar las respuestas a estas preguntas de manera que la selección del soporte sea su determinación como necesidad y tranquilidad de su empresa, como VISIÓN ante la proyección de sus servicios desde el servicio que ofrece su unidad de IT hasta el servicio de negocio empresarial.

Su VISIÓN es nuestro norte.

mProductos Business Suite es un conjunto de soluciones que cubren cualesquiera de las necesidades de su empresa en materia de Gestión Documental y Gestión de Procesos y como licenciamiento cuenta con el servicio de soporte y mantenimiento desde su CLOC. 

Como unidad organizacional el CLOC está conformado por un equipo multidisciplinario que ofrece y brinda el servicio de administración virtual de los mProductos.

Como servicio el CLOC, ofrece opciones de mantenimiento que van desde ocuparse de las consultas técnicas, solución de incidencias, atención de sugerencias y recomendaciones y hasta el suministro de las actualizaciones de cada una de las soluciones de la suite en su Servicio de soporte y mantenimiento de licencias; como el servicio que se ocupa de administrar su plataforma de mProductos haciendo revisiones programadas, generando reportes de chequeo, cuidando sus capacidades, atender sus incidencias e incluso requerimientos administrativos en sus soluciones y suministrarle como implementarle las actualizaciones de los productos de la Suite, en su Servicio de Administración Virtual.

mProductos Business Suite preparado para atenderlo, piensa en usted y su empresa.

¡YO LO HAGO! ¿Cuándo el soporte no es un lujo? I Parte.

A menudo, cuando hacemos una inversión de soluciones de software, la idea de la felicidad radica en administrar la plataforma, en dominarla hasta el punto de ser el dueño del código, de convertir a mi unidad de IT en los garantes de la continuidad del negocio sobre la base de esa solución.

Gerentes de proyectos, leader teams, PMO, Centros de Excelencia, se esmeran en hacer matrices de requerimientos donde la 'capacitación' y la 'entrega del software' sea condición sine qua non para aprobar un proyecto o la adquisición de determinado software.

Estudios de mercado, que me permitan consultar si el proveedor y/o fabricante puede adiestrarme para administrar la solución. 

Pruebas de concepto con tiempos de presentación mínimos para garantizar que el desarrollo y configuración de la solución es tan simple y rápido que mi personal de IT será capaz de asumirlo.

Presupuestos que pese a lo restringido, disponen de una suma para la capacitación pre implementación. 

Podremos listar las actividades y planes que somos capaces de identificar y generar para garantizar que no dependeré del proveedor.

El fabricante que conoce el mercado y sus necesidades, el proveedor, que es antes que todo un consultor y un facilitador de soluciones a los problemas para lo cual es experto, no pretende ser necesario ni indispensable. Le brindará a usted respuestas a sus requerimientos. Le brindará capacitación, le ofrecerá posibilidades. 

mProductos Business Suite no escapa de esa realidad, donde el cliente quiere administrar su plataforma.

Sin embargo, mProductos Business Suite entiende que usted necesita distribuir el tiempo de su personal de IT en aras a garantizar la continuidad de sus operaciones, por ello dispone para usted su servicio de CLOC (CLoud Operation Center), con personal altamente calificado que le permitirá administrar y/o soportar su plataforma garantizándole la total funcionalidad de sus productos sin ir en detrimento del tiempo y planificación de su personal.

Más en breve...

¡EN MI EMPRESA TAMBIÉN! Cuando la gestión documental es la solución.

Cuando en su empresa, institución u organización, los temas de reuniones y asuntos a tratar con urgencia, consideran algún punto como las sentencias siguientes... ¡es hora de accionar!

• El manejo de documentos es tan variado y heterogéneo que el Archivo Central ha perdido el control.
• Cada área de la empresa tiene su propio manejo de archivo y han creado archivos paralelos.
• El Proceso de Facturación tiene fallas, tantas, que los ingresos están mermando como consecuencia de mal manejo de las cuentas.
• Se han suspendido los viajes para el personal porque el Proceso de Asignación de Viáticos no logra identificar los empleados morosos en la presentación de facturas.
• El Proceso de Radicación es manual y los analistas tienen múltiples archivos Excel para su control... ¡Radicados repetidos por doquier!.
• Necesitamos medir el Proceso de Atención al Público desde el Call Center para poder mejorarlo.
• Los operadores del Help Desk dejan de atender los Reclamos y eso está generando multas que disminuyen las ganancias pero peor aun: apuntan al descrétido por parte del cliente.
• Los datos reales de los proveedores no coinciden con los del sistema contable, los pagos se retrasan y estamos perdiendo los pronto pagos.
• ¡El papel está creciendo desmesuradamente y ya no tenemos espacio en los archivos!
• La renta de las bodegas ha aumentado en detrimento de los costos disminuyendo las ganancias.
• Ubicar un documento en el archivo lleva horas, tantas, que el usuario prefiere no consultar los documentos y los datos que infieren no son confiables.
• Los documentos se están perdiendo mientras se trasladan al archivo.
• La recaudación de impuestos está generando pérdidas ya que los Documentos de Catastro no aparecen.
• El Departamento Legal no devuelve los Contratos al archivo.
• Necesitamos incorporar dos nuevos anaqueles y no disponemos de presupuesto, ¡si tan solo lo hubiésemos advertido antes de la asignación de recursos de este año!
• El nuevo personal necesita ser evaluado simultáneamente por Administración y Capital Humano.
• Los Expedientes de los Activos no tienen sus Garantías.
• Hemos perdido los discos de medición en las Carpetas de Pozo.
• El personal incorpora constantemente certificaciones en sus expedientes y no hemos podido considerarlo para sus ajustes salariales, ¡son tantos!
• Las operaciones del negocio son la prioridad para nuestro personal de IT, no podemos cargarlo con la administración del gestor documental.
• No podemos aprobar el crédito solicitado porque no tenemos el documento del cliente actualizado.

mProductos, solución a su medida

Empresas, instituciones, organizaciones, compañías, variando la denominación según la ley en su país, según el tamaño, según la dependencia; variando su estructura organizacional, variando su mapa de procesos, variando su línea de negocio; variando el mercado que cubre, variando la cantidad de empleados, contratados, tercerizados, roles y responsabilidades. El mercado tan variado como una compleja matriz con vida propia en América Latina, llena de necesidades y oportunidades en Gestión Documental y Gestión de Procesos.

De ese entramado de variaciones no se escapa IT, con lineamientos diversos, arquitecturas, plataformas, modalidades y marcos de referencia; software licenciable, modelos de servicio, plataformas propias o administradas como servicios.

De manera que en términos de IT, así como el licenciamiento es una gran oportunidad de negocio para los fabricantes de software, en la actualidad, una salida plausible para la administración es desentenderse de las responsabilidades del licenciamiento como renovaciones y soportes.

mProductos conoce esa matriz de variaciones y genera tantas opciones funcionales, técnicas como comerciales se necesiten para estar disponible siempre a la medida del cliente.

mProductos trae una poderosa opción de suscripción de acuerdo al tamaño de su población usuaria; existen entonces Ediciones Small, Company y Enterprise para su empresa con "hasta cierta cantidad de usuarios" o incluso "usuarios ilimitados", garantizándole el soporte y la disponibilidad del servicio.

Basta con suscribirse al servicio y su empresa estará disfrutando de las funcionalidades del mProducto de su necesidad así como del soporte requerido. Todos los mProductos pueden ser implementados en esta modalidad.

mProductos crea facilidades pensando en el cliente.

EL ROL DEL COMERCIAL. Gestión documental, una necesidad.

Hace unos días apenas, conversábamos de la Gestión Documental como inversión, como el gasto con miras a conseguir un retorno; visión que llaman algunos. Visión que permite ver a empresarios, jefes de personal, archivistas, dueños de empresas, líderes de equipos, jefes de procesos, entre otros, dónde estará pronto o dónde está el punto de inflexión de los procesos que manejan en su territorio organizacional, siempre en aras a disminuir costos a favor de aumentar ganancias.

Sin embargo además de los visionarios analistas de sus espacios, están los que necesitan la gestión documental sea como una salida a la crisis o como mitigación al camino a la crisis.

Cuando hablábamos de la inversión convenía referirnos a quiénes abordar para ofrecerle gestión documental; pero como comerciales, cuando el punto de encuentro no es la posibilidad de una inversión sino el grito desesperado de la necesidad hay matices en ese encuentro.

Hasta hace poco, las necesidades de gestión documental se veían empujadas por IT como espónsor principal, quien es garante de la plataforma tecnológica que soporta los procesos medulares y operativos de la empresa, quien administra las necesidades "desde" esa plataforma, quien sopesa las inversiones en la medida que los procesos del negocio lo ameriten; le seguía el área de Archivo quien podía exponer necesidades de manejo de archivo físico generalmente, consultorías y soluciones de apoyo para facilitar la clasificación documental y las TRD's en el mejor de los casos. Pero la gestión documental cobra importancia y no se somete a pocos clientes y usuarios.

Pero ese grito desesperado desde la necesidad de las diferentes áreas de las organizaciones, no siempre sabe o puede ser expresado; cuando salimos de las fronteras de IT y de Archivo, nos encontramos con áreas que tienen archivos paralelos, apropiados para sí, casi al margen del resto de la organización, con procesos divergentes, con manejo que distan de la manera organizacional y más aún de los lineamientos del AGN. Somos los comerciales quienes tenemos la tarea de ayudar al cliente y usuario, cualquiera que sea su área, a entender y a reconocer su necesidad, a orientarlos.

Hoy, IT, Archivo, Recursos Humanos, Administración, Departamento Legal, Organización y Métodos, Operaciones, Centros de Excelencias, son áreas que necesitan gestión documental, son espónsores de los proyectos relacionados, son los verdaderos impulsores de soluciones y los mProductos están atentos a esas necesidades y los comerciales tenemos la tarea de ayudarlos a impulsar el crecimiento de las empresas en materia de gestión documental.

Los mProductos crecen con sus necesidades.

CUANDO LA ALIANZA ES LA CLAVE

Programa de alianza estratégica mAliados

Cuando somos fabricantes, pensamos en exclusividad.

La exclusividad: la clave de éxito.

• Somos los únicos que...
• Soy el distribuidor exclusivo de...

y sucesivamente se presentan mil frases que intentan marcar el hito y nos hacen superiores.

...Que creemos que nos hacen superiores.

La rueda está hecha, hace siglos por cierto.

El agua caliente tiene rato de haberse dado a conocer; aquello de la naturaleza.

Que si vamos a inventar, sea sobre la base de lo que no existe.

De resto, ser competitivos y marcar un hito.

Este artículo no pretende ser un tratado, ni una suma de conocimiento desde la academia. Estas líneas son el compendio de nuestra vivencia con la comercialización de los mProductos; de nuestra expansión en América Latina que comienza a tomar forma, con "el poder de los gemelos fantásticos" de los aliados.

Que las alianzas estratégicas si son la clave.

Que cuando sumamos nuestras fortalezas, no necesariamente nos hacemos competencia, sino que vendemos lo mejor de cada uno y si en algún producto o servicio competimos, será el valor agregado quien marque el hito.

Los mProductos han sido diseñados pensando en nuestros clientes, en las empresas que aun no lo son, pensando en nuestros aliados y en sus clientes; pensando en la expansión con competencias probas.

CON NUESTROS ALIADOS HACEMOS QUE LOS mPRODUCTOS MARQUEN EL HITO