mProductos Business Suite. CASO DE ÉXITO: UNE. Colombia.

Mucho más que digitalizar.

Hablar de digitalización, constantemente nos hace pensar en papel que pasa por un escáner y se convierte en un archivo digital.

De acuerdo a la información que dominemos pudiéramos pensar en otros términos como el reconocimiento inteligente: OCR como el más común; ICR como un plus en el manejo de la información, BCR, QR y OMR como una exquisitez que manejamos cuando ya tenemos incursión en la materia de contenido digital.

Sin embargo la digitalización es tan solo una parte del entramado de la gestión de contenido.

Pensemos desde la perspectiva de un proveedor del servicio de digitalización...

Pero podemos pensar desde el ángulo de un cliente que requiere el servicio.

La digitalización vista como un proceso del negocio, comprende una línea operativa de actividades que tanto como proveedor o cliente conviene conocer en aras a manejar mejor los términos:

Recibo de documentos físicos: 

Manejamos y almacenamos documentos de cualquier manera. De forma ordenada, limpia, esquematizada o no. Almacenamos documentos en cajas, carpetas, con bandas elásticas, grapas, ganchos, por expediente, por tipo de documento, según el alfabeto, según números de control. En nuestro archivo, manejamos los documentos físicos como el espacio, volumen, normas y recursos nos permitan.

Preparación:

Hablábamos de carpetas, tapas duras, ganchos, cintas adhesivas, bandas elásticas, bolsas, encuadernados... en aras a una correcta digitalización y al cuido de los escáneres (previstos de acuerdo a los tipos de documentos que se procesarán) debemos preparar el papel para su procesamiento y retirar todo aquel material de sujeción que impida o entorpezca su correcta digitalización.

Digitalización:

Dime qué tipo de documento tienes y te diré que escáner necesitas. La digitalización implica el paso del papel por el escánner, pero también implica una serie de requerimientos de exposición de color en la imagen, de exposición de marcas especiales. En próximas entradas podremos abordar con detalle la actividad de digitalización.

Calidad:

¿Pero cómo digitalizaste? ¡Cómo hemos acordado se digitalizaría! Conviene revisar tales acuerdos y esta revisión la logramos con validación de la calidad de la imagen o producto digital obtenido.

HASTA ESTE MOMENTO DEL PROCESO PUDIÉRAMOS CONOCER A LA SIEMPRE BUENA INVERSIÓN: DIGITALIZACIÓN

Pero cuando hemos comprendido que el beneficio que el contenido digital nos deja en nuestra estructura administrativa, el proceso continúa.

Recepción:

Una vez el producto digital existe, bien puede ser usado para los procesos operativos del negocio y los documentos (físicos y digitales) son en mucho el insumo de cualquier proceso operativo, cuando no, su producto. Recibimos el archivo digital y de acuerdo al proceso relacionado, lo clasificamos.

Clasificación:

Cualquiera que sea el tipo de documento, en una empresa puede haber desde decenas a centenares. Procesos del negocio usan tipos documentales para su ejecución. Conocer e identificar el documento es la clasificación básica para poder relacionarle los datos que le corresponden.

Indexación:

Un documento digital ya per se es un activo de información. De él solo necesitamos identificar datos que nos permitan rescatarlo con un motor de búsquedas, en este caso, del gestor documental. La indexación merece un capítulo aparte que con certeza les brindaremos.

Exportación:

Tenemos un producto digital rico, con información indexada, listo para ser usado por cualquier proceso. Solo basta con exportarlo al framework de Gestión Documental disponible. 

Rearmado:

Aquello que fue un documento en papel -que probablemente aun persiste- (si la TRD aun no nos permite desincorporarlo) y que ahora es contenido digital rico en información, debe devolverse como fue entregado.

Entrega de documentos.

¿Y cuando los canales de recibo del contenido van más allá del físico?

Recibimos documentos que pese a no necesitar digitalización/captura, necesitan ser indexados, ¿las fuentes?: canal web, multifuncionales, correo electrónico, faxes.

Procesos... ¿Control?

Como usuarios o clientes, probablemente no conocemos de teoría de procesos, probablemente no conocemos mucho más allá de los conceptos. Pero con certeza somos siempre parte fundamental de un proceso, en el hogar, en la oficina, en la pequeña y empresa, en la industria, en el mercado; desde el punto de vista legal, biológico, social, informático, los procesos viven en cada arista donde nos desenvolvemos.

Visto desde múltiples perspectivas:

PROCESO implica diversas actividades que comprende un mecanismo en determinado tiempo para devenir en trasformación de algo.

Pero es el día a día lo que nos imbuye en el argot de los procesos casi sin darnos cuenta y comenzamos a vivir con términos e interrogantes asociados a ellos que necesitamos responder para tener la confianza de que nuestros procesos o aquellos en los que estamos inmersos son funcionales y más aun, efectivos.

Cuando pensamos en procesos, las interrogantes ¿quién?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cuánto? aparecen y desaparecen sin pedir permiso, están implícitas en el argot de procesos... CONTROL.

Nos gusta pensar en tener todo controlado, no siempre nos gusta controlar y no nos gusta que nos controlen, es casi un común denominador. Pero para garantizar que los procesos en los que estamos inmersos funcionan correctamente y en pro del beneficio común, necesario es controlarlos.

Controlar... ¿es tan sencillo como apretar una tecla? 

Teorías, herramientas, marcos metodológicos existen para ayudarnos a implementar mejoras en nuestros procesos y para ayudarnos a entrar en razón de cuán necesario es el control.









Medimos para evaluar y analizar.
Analizamos para conocer debilidades y fortalezas.
Evaluamos debilidades y fortalezas para planificar acciones que estabilicen fortalezas y erradiquen las debilidades.
Actuamos para poner en marcha los planes.
Validamos los resultados de la ejecución de los planes.

CONTROLAMOS PROCESOS PARA MEJORAR

Medir, Controlar = ¡Mejorar!

¿Procesos?

¡El -Diseño- importa! ¡La -Ejecución- importa! 

¡El -Personal- importa! ¡El -Producto- importa!

Pero la calidad depende del control.

-- Mides, Controlas, Optimizas, Mejoras --

mProductos Business Suite ofrece su plataforma para gestionar procesos y la solución para CONTROLARLOS, ergo, para MEJORAR.

Procesos: El motor.

Procesos + Personal + Producto

PROCESOS

El engranaje que mueve su empresa, silentes, invisibles;
¿procesos bien diseñados?

¿procesos optimizados?

de eso depende gran parte de su rentabilidad y por ende, de su ganancia.

Lo invitamos a revisar sus procesos y a optimizarlos

y mProductos Business Suite, puede ayudarlo.

¿Procesos?: mProductos LO TIENE

¿Procesos?: mProductos ANUNCIA

Con antelación mProductos Business Suite ofreció una solución para cubrir las necesidades empresariales desde el punto de vista de procesos.

Conocemos que usted necesita eficiencia, medición, reducción de costos, evitar multas y sanciones, aumentar la satisfacción del cliente interno y externo, mantener la relación de sus procesos con los documentos asociados; esas entre muchas más necesidades.

De modo que mProductos Business Suite le ofreció una solución en la que usted podría solventar sus necesidades y mGestión es la solución.

Pero HOY mGestión se renueva con más que una solución:

UNA PLATAFORMA DE GESTIÓN DE PROCESOS 

en la que usted puede -sin necesidad de programar- configurar todos los procesos de su mapa de procesos según el análisis de criticidad de su negocio.

Entre las novedades que trae la plataforma de mGestión está:

La  incorporación de un diagramador de procesos:

Solo con dibujar el proceso e importarlo en la plataforma usted puede comenzar a operarlo tal como lo ha diseñado, lo mismo que una vez que actualice su diagrama, mGestión reconoce sus cambios. Pero si usted tiene su propio diagramador... mGestión lo reconoce.

Bandejas de tareas para actividades de tantos usuarios como intervengan en el proceso.

La incorporación de una herramienta para el diseño de formularios.

La graficación de indicadores de gestión. 

Sin embargo, además de las funcionalidades antes nombradas, mGestión trae un plus:

Permite gestionar solicitudes desde la intranet o extranet de su empresa. Permite a sus clientes -sin importar la cantidad (centenares, miles, millones) internos y externos gestionar sus procesos del negocio.

Pronto le daremos más información.

¿Procesos?: mProductos ANUNCIA

mProductos ANUNCIA

Que su plataforma de gestión de procesos viene reforzada.

mProductos Business Suite pensando en ofrecer más y mejor al mercado ofrece una nueva versión de mGestión.

mProductos Business Suite conoce las necesidades de su empresa y desarrolla productos que le permiten mitigar los riegos, ser más eficientes y efectivos y por ende, minimizar sus costos para aumentar su ganancia.

mProductos Business Suite conoce sus necesidades en materia de procesos, valga decir, eso que atañe a toda su organización. Los procesos son el quid del asunto. Procesos medulares de su negocio, procesos secundarios de apoyo y soporte, procesos de entrega, procesos de operaciones. Toda su empresa es un entramado de procesos.

mProductos Business Suite sabe que parte de sus necesidades son:

- Ser eficientes en el manejo de costos y lograr minimizarlos.

- Evitar retrabajo de sus empleados y colaboradores.

- Tener mediciones de sus procesos para aplicar mejoras continuas.

- Reducir los tiempos operativos y administrativos para ofrecer un mejor servicio a sus clientes.

- Ser eficientes con todos sus trámites tantos internos como los ofrecidos a sus clientes.

- Disminuir o anular solicitudes o reclamos sin control de tiempos de respuesta a los clientes.

- Evitar procesos con retardos que manejan documentos en papel.

- Disminuir o eliminar la falta de registro de las correspondencias de salida o respuestas a los clientes.

- Disminuir pérdidas o deterioros de correspondencias.

- Evitar sanciones o mal servicio por incumplimiento de acuerdos de servicios.

- Radicar de forma más eficiente las Correspondencias, Facturas y PQR's.

En suma, ser más eficientes en el manejo de la gestión de la empresa o institución.

mProductos Business Suite trabaja en generar una nueva versión de mGestión que cubre esas necesidades y más.

mGestión le ofrece:

- El manejo de procesos (de cualquier índole).

- Facilidades de diagramación de procesos.

- Manejo de decisiones.

- Bandeja de tareas para los usuarios participantes en el proceso.

- Facilidad de integración con herramientas de control de procesos.

- Manejo de variables de procesos. 

- Manejo de tablas administrativas.

- Proceso de Atención a trámites incorporado.

- Reportes e Indicadores de Gestión.

- Manejo de atributos configurables por proceso.

- Facilidades de Búsquedas.

- Ambiente colaborativo e informativo para todos los actores de los procesos.

mGestión VIENE reforzado, más competitivo, con más poder.

mGestión VIENE CON MÁS Y MEJOR.

¡PRONTO!