EL ROL DEL COMERCIAL. Gestión documental, una necesidad.

Hace unos días apenas, conversábamos de la Gestión Documental como inversión, como el gasto con miras a conseguir un retorno; visión que llaman algunos. Visión que permite ver a empresarios, jefes de personal, archivistas, dueños de empresas, líderes de equipos, jefes de procesos, entre otros, dónde estará pronto o dónde está el punto de inflexión de los procesos que manejan en su territorio organizacional, siempre en aras a disminuir costos a favor de aumentar ganancias.

Sin embargo además de los visionarios analistas de sus espacios, están los que necesitan la gestión documental sea como una salida a la crisis o como mitigación al camino a la crisis.

Cuando hablábamos de la inversión convenía referirnos a quiénes abordar para ofrecerle gestión documental; pero como comerciales, cuando el punto de encuentro no es la posibilidad de una inversión sino el grito desesperado de la necesidad hay matices en ese encuentro.

Hasta hace poco, las necesidades de gestión documental se veían empujadas por IT como espónsor principal, quien es garante de la plataforma tecnológica que soporta los procesos medulares y operativos de la empresa, quien administra las necesidades "desde" esa plataforma, quien sopesa las inversiones en la medida que los procesos del negocio lo ameriten; le seguía el área de Archivo quien podía exponer necesidades de manejo de archivo físico generalmente, consultorías y soluciones de apoyo para facilitar la clasificación documental y las TRD's en el mejor de los casos. Pero la gestión documental cobra importancia y no se somete a pocos clientes y usuarios.

Pero ese grito desesperado desde la necesidad de las diferentes áreas de las organizaciones, no siempre sabe o puede ser expresado; cuando salimos de las fronteras de IT y de Archivo, nos encontramos con áreas que tienen archivos paralelos, apropiados para sí, casi al margen del resto de la organización, con procesos divergentes, con manejo que distan de la manera organizacional y más aún de los lineamientos del AGN. Somos los comerciales quienes tenemos la tarea de ayudar al cliente y usuario, cualquiera que sea su área, a entender y a reconocer su necesidad, a orientarlos.

Hoy, IT, Archivo, Recursos Humanos, Administración, Departamento Legal, Organización y Métodos, Operaciones, Centros de Excelencias, son áreas que necesitan gestión documental, son espónsores de los proyectos relacionados, son los verdaderos impulsores de soluciones y los mProductos están atentos a esas necesidades y los comerciales tenemos la tarea de ayudarlos a impulsar el crecimiento de las empresas en materia de gestión documental.

Los mProductos crecen con sus necesidades.