PREGUNTAS CLAVES PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN . ¡mProductos BS lo ayuda a responderlas!

Archivo físico, ¿retenerlo o desincorporarlo?

Pero para evitar distracciones e influencias sin argumentos, les traemos una serie de preguntas que apuntan a resolver el dilema:

¿DIGITALIZAR o no?

¿Es propio el espacio físico para los archivos?

Comúnmente el espacio geográfico de los archivos físicos es rentado, costo que mensualmente genera grandes salidas de capital como mantenimiento a esa renta. Revisar la cantidad de papel almacenado en aras a reducir ese espacio y por ende a buscar espacios menos costosos por tamaño es una buena determinación. Corporaciones que tienen espacios propios bien pudieran tener la misma práctica en pro de redistribuir sus espacios para la organización en función de optimizar el negocio. La respuesta a esta pregunta es tan solo el inicio.

¿Tengo TRD? ¿Las tengo actualizadas? ¿Las tengo disponibles?

Las TRD son el mejor aliado de un archivo físico, porque dictan la pauta de la clasificación pero más que eso, marcan el hito en cuanto a retención de documentos, ergo, desincorporación. Si bien es cierto que el Archivo General de la Nación establece los lineamientos a seguir para generar las TRD, el día a día puede producir actualizaciones en línea con la organización; de manera que una TRD vigente y disponible es un arma poderosa para evaluar el archivo físico en consecuencia con la tenencia de papel. Pero... una TRD desactualizada y peor aun, no disponible, es una alarma prendida que nos lleva a evaluar rápida y consistentemente nuestra administración de archivo físico y evidentemente a tomar acciones.

¿Conozco y manejo la volumetría del papel que administro?

Conocer la cantidad de papel que el archivo general o central administra, es un factor importante al momento de hacer análisis, proyecciones y proponer mejoras en los procesos asociados al archivo físico.

¿Del papel que administro, qué porcentaje tiene alta rotación? ¿Qué porcentaje tiene nula rotación? 

Conocer el movimiento del papel en cuanto a préstamos, pérdidas, traslados, trasnferencias, ingresos, desincorporaciones de los documentos en los diferentes tipos de archivos que mi empresa maneja " en términos e cantidades". Conocer la volumetría del papel es solo la primera parte de los controles, conocer cuánto de ese papel rota: se presta, se retira, se consulta con frecuencia, conocer la frecuencia y las unidades que realizan dichos movimientos es información más completa que avalan la determinación de reciclar el papel, digitalizarlo, optimizar los procesos y disponer la información para consultas masivas.

¿Conozco la razón por lo que hay documentos que tienen nula rotación?

Con certeza al manejar las preguntas anteriores, podremos responder esta con soltura.

¿Mi negocio puede usar el papel como insumo de producción?

Si mi negocio es producción, conviene dar un vistazo al valor del papel en ese ciclo operativo o línea de producción. ¿Acaso tengo una fuente alta de insumos sin aprovechar?. Por ejemplo, la industria cartonera, la industria editora son claros ejemplos de sectores que valoran sus archivos físicos como un ciclo constante para la memoria de su empresa como para el manejo de costos.

¿Qué costos genera el manejo de papel en administración de archivo físico? ¿Cuánto personal dispongo para los efectos? ¿Qué costos genera el manejo de papel en consumo, copiado, traslado?

A la hora de hacer auditorias, las unidades de Administración y Manejo de Cuentas entran en acción, evaluando egresos versus ingresos en el más básico de los casos, de manera que dichos análisis son importantes aliados a la hora de determinarse a digitalizar pues el ROI será el pan nuestro de cada día y con seguridad el producto esperado de dicha inversión.

¿Dispongo de escáneres y/o impresoras multifuncionales en el parque de equipos de IT?

Tener escáneres o impresoras multifuncio

nales es muchas veces el primer paso que las empresas dan para disponerse a digitalizar, sin embargo, conviene no detenerse en el asunto pues, los servicios de digitalización pueden ser tan completos como necesidades del cliente haya. Equipos, personal, espacio, servicio, todo ofrecido para solventar la necesidad del cliente.

¿Mi empresa está asociada a alguna campaña ecológica? ¿Mi negocio es el ambiente?

Si la respuesta es si, sin lugar a dudas digitalizar su archivo físico es un mandato.

En América Latina estamos comenzando a sumarnos a diversidad de campañas en materia ecológica; unos países más adelantados que otros, la idea es que todos podamos sumarnos, unirnos y desde nuestra empresa sumar; colaborar en la idea de un mundo mejor, más sano y con menos consumo de papel.

mProductos Business Suite lo apoya en la evaluación de cada una de las preguntas anteriores y le brinda la respuesta ofreciéndoles el servicio de mDigitaliación, tan flexible como usted lo necesite.

• en su espacio (del cliente), 
• en los Centros de Procesamiento de Documentos dispuestos para prestar el servicio.

• con su personal (del cliente), 
• con el personal especializado en labores de preparación, digitalización e indexación en los Centros de Procesamiento de Documentos dispuestos para prestar el servicio.

• con su equipamiento (del cliente)
• con el equipo de digitalización especializado en los Centros de Procesamiento de Documentos dispuestos para prestar el servicio.

mDigitalización es en resumen, la respuesta a todas su preguntas y mProductos Business Suite lo tiene para usted.

Archivo físico, ¿retenerlo o desincorporarlo?

En el mejor de los casos, el gran dilema.

Desde las corporaciones, pasando por la gran empresa, mediana o pequeña, el archivo físico es en esencia, la fuente del saber.

La memoria de la empresa.

Documentos que se atesoran por necesidad, legislación, pasiones, ignorancia y a veces hasta olvidos.

El papel en todas sus variaciones y estados de conservación disponibles a la merced del espacio/tiempo.

Archivos físicos pequeños, grandes, bien organizados, desorganizados, que generan una matriz de clasificación tan diversa como adjetivos haya.

Documentos que de tanto revisarlos pierden consistencia y lamentablemente su valor y aquellos que de no necesitarlos se olvidaron, el tiempo sobre su estado también le restó valor.

Tablas de Retención Documental (TRD), en el archivo físico, su mejor aliado.

Pero ¿qué pasa cuando las TRD no tienen mantenimiento ni actualización en relación a las leyes de la nación?, cuando ni siquiera tengo control, dominio o la ubicación de la herramienta.

Seguro podremos hacer una nueva publicación para hablar de las TRD, mas hoy nos trae a nuestra cita el archivo físico y la integridad de la información.

En América Latina aun dependemos de archivo físico, pero con certeza, cada vez menos. La ley desde el Archivo General de la Nación de cada país, está girando a favor del resguardo de la información, no así del papel. La ley comienza a aliarse a los Ministerios de Tecnología de cada país y comienza a adoptar y a impulsar soluciones de gestión documental con UN GRAN PUNTO EN COMÚN: RESGUARDAR LA INFORMACIÓN. 

A la postre, la tendencia es resguardar la información como un activo importante en la empresa y aminorar la tendencia a su desvalorización, lo que desencadena en la minimización del consumo de papel o la extracción de la información del papel existente.¿CÓMO? Digitalizándo.

Con total maestría campañas ecológicas se suman formando parte de un todo:

Piensa verde

Cero papel

Más bosques, más árboles, menos tala.

Un mundo verde.

¿RESULTADO?

Más información, con valor informacional completo, disponibilidad inmediata, menos papel.

¿Y el papel? a reciclaje.

Entonces, el archivo físico, ¿retenerlo o desincorporarlo?

Retener el mínimo necesario, siempre apegados a los lineamientos de ley, desincorporar el resto.

mProductos Business Suite te ofrece amplias posibilidades para dar ese paso al frente, de digitalizar el papel, de optimizar tus espacios, de minimizar tus costos por administración del archivo, de redistribuir a tu personal de archivo y potenciar sus capacidades, de trabajar aliado a tus TRD, manteniéndote en tus límites de ley, de recuperar el valor de la información olvidada, de hacerla disponible para todo el que necesite accesarla, de convertir a tu empresa en un gran aporte a las campañas ecológicas de tu país o región.

mProductos Business Suite pensando en ti, pone a tu disposición el servicio de mDigitalización.

Más de mDgitalización en la próxima entrega, donde estaremos abordando qué cuestionamientos debo hacerme para decidirme a digitalizar. 

¡YO LO HAGO!... Mejor, hágalo usted que sabe y puede. II Parte.

mProductos Business Suite, sabe y puede brindarle soporte y mantenimiento.

En la publicación anterior hablábamos del soporte a las aplicaciones como un pequeño lujo que no estamos para costear, "especialmente cuando nuestro personal de IT está capacitado para ejercerlo".

Sin embargo, la práctica habitual, los años de experiencia, el día a día marcan la pauta y orientan al soporte más que como a un lujo, a una necesidad y a una estrategia de visión.

Aun cuando mi personal de IT está completamente capacitado para ejercer soportes, caben preguntas determinantes para determinar si contratarlo o no.

Ciertamente todo licenciamiento que se precie de bueno, ofrece y entrega garantía en su primer año de operación. En adelante, el soporte y mantenimiento por licenciamiento es renovable pero cabe cuestionarse si renovarlo o no o si adquirir un mantenimiento mayor; de manera que preguntarnos:

¿Tengo un equipo de soporte en IT que maneje el proceso de 

incidencias, requerimientos y problemas con suficientes autoridad y destreza en los ANS' con los clientes de la empresa?

¿Tengo suficiente personal como para incorporar nuevas carga de soporte?

¿Mi personal de IT tiene experiencia en mantenimiento de  la plataforma sobre la que corren las soluciones a soportar?

¿Mi personal de IT está capacitado para analizar el rendimiento de la plataforma con periodicidad? ¿Existen políticas asociadas?

¿Son las nuevas soluciones a soportar parte del core del negocio?

¿Cuáles son las normas y procedimientos habituales de la empresa en materia de soporte de aplicaciones)

¿Tengo presupuesto para capacita a mi personal en la administración de la nueva plataforma? ¿Puedo asumir el tiempo de la curva de aprendizaje?

Como consultores, en mProductos Business Suite lo instamos y acompañamos a dilucidar las respuestas a estas preguntas de manera que la selección del soporte sea su determinación como necesidad y tranquilidad de su empresa, como VISIÓN ante la proyección de sus servicios desde el servicio que ofrece su unidad de IT hasta el servicio de negocio empresarial.

Su VISIÓN es nuestro norte.

mProductos Business Suite es un conjunto de soluciones que cubren cualesquiera de las necesidades de su empresa en materia de Gestión Documental y Gestión de Procesos y como licenciamiento cuenta con el servicio de soporte y mantenimiento desde su CLOC. 

Como unidad organizacional el CLOC está conformado por un equipo multidisciplinario que ofrece y brinda el servicio de administración virtual de los mProductos.

Como servicio el CLOC, ofrece opciones de mantenimiento que van desde ocuparse de las consultas técnicas, solución de incidencias, atención de sugerencias y recomendaciones y hasta el suministro de las actualizaciones de cada una de las soluciones de la suite en su Servicio de soporte y mantenimiento de licencias; como el servicio que se ocupa de administrar su plataforma de mProductos haciendo revisiones programadas, generando reportes de chequeo, cuidando sus capacidades, atender sus incidencias e incluso requerimientos administrativos en sus soluciones y suministrarle como implementarle las actualizaciones de los productos de la Suite, en su Servicio de Administración Virtual.

mProductos Business Suite preparado para atenderlo, piensa en usted y su empresa.