¿Qué hay detrás de la digitalización?

EL INICIO

Cuando hablamos de digitalización, sentimos un gran impulso por abordar los temas relacionados.

Hablar de digitalización tiene tantas implicaciones como la empresa identifique.

Nosotros, conocedores de estas implicaciones, queremos abordarlas detallando en cada una, para ayudarlo a usted y a su empresa a tomar la mejor decisión: DIGITALIZAR.

Digitalizar es una buena determinación cuando está bien fundamentada y para conseguir tales fundamentos, lo ayudamos a revisar su empresa desde diferentes puntos de vista y así lograr argumentos de peso, generalmente numéricos.

De modo que para abordar los temas relacionados a la digitalización y la determinación de digitalizar, en nuestro espacio hemos expuesto para usted:

PREGUNTAS CLAVES PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN.¡mProductos BS lo ayuda a responderlas!

Donde básicamente comenzamos a indagar si nuestra empresa realmente necesita dar el paso a su archivo digital. ¿Porqué necesito contenido expedientes y documentos digitales?

Entenderemos que digitalizar es cuestión de:

A) Costos: disminución de gastos, aumento de ganancias.

• costos de renta de espacio físico.
• costos de administración de archivo.
• costos de consumibles.
• costos de horas hombre en tiempos elevados de consulta.
• costos incurridos por multas o no conformidades en el manejo de por procesos dependientes de documentos físicos.
• costos incurridos por multas o no conformidades producto de auditorias que alegan documentos inaccesibles.

B) brindar agilidad a los procesos:

• toma de decisiones oportunas y adecuadas con una evaluación de todo el espectro documental asociado.
• colaboración entre los equipos que deben tomar decisiones o ejecutar procesos con un espectro documental relacionado.

C) actualización tecnológica.

EL ENTENDIMIENTO

Habiendo conseguido las respuestas (con las preguntas adecuadas) para argumentar la determinación de digitalizar el papel en la empresa, es menester conocer el archivo físico para proveer la mejor información al proceso de digitalización próximo a ejecutarse.

Digitalizar es cuestión de expertos y usted es el experto en los documentos de su empresa, de modo que, sea bajo consultoría llave en mano u outsourcing, el consultor ahora nuevamente le hará las preguntas correctas y usted le proveerá la información correcta. Un equipo infalible a la hora de ejecutar.

Usted y su consultor, la combinación perfecta. 

Queremos que usted sepa reconocer un buen consultor, que más allá de los tecnicismos que pueda mostrarles (y que seguro marcan un factor distintivo) le ofrezca un panorama de preguntas que solo usted como experto en sus documentos podrá tener preparadas en las preguntas que debo responder como experto en mi archivo.

LA EJECUCIÓN

Luego, cuando la digitalización es un hecho, podremos abordarla como un proceso operativo de estaciones que generan un producto de alto valor informacional y bajo costo que en Mucho más que digitalizar hemos querido mostrarles cómo y porqué.

Y como LA DIGITALIZACIÓN no termina aquí, estaremos a gusto de mostrarle qué hacer con un producto digital terminado en nuestras próximas entregas.

¡Lo esperamos!

Las 4 series de preguntas que nadie conoce mejor que yo de mi archivo.

Hemos decidido digitalizar.

Conseguimos argumentos de peso: GASTOS.

La visión es disminuir gastos.

La misión es aumentar las ganancias.

La manera es optimizar los centros de costos.

Hemos decidido digitalizar.
El fundamento principal: LA EMPRESA.
Hemos respondido las preguntas clave y hemos buscado y conseguido un servicio de consultoría y digitalización.

¿Expectativas?

¡Las mejores!

Sin embargo, las expectativas se harán realidad en la medida que trabajemos en equipo, y como el proceso de digitalización es una línea operativa, iniciará con el entendimiento del negocio.

¿Qué información debemos disponer para que ese entendimiento sea tan expedito como se requiere? 

1. Volumen de documentos: ¿Qué volumetría de documentos manejamos?, con ello podrá calcularse el tiempo necesario para completar el producto esperado y en una proyección estimada, el personal necesario para cumplir con ese tiempo.

Será importante desglosar entre cantidad de expedientes y cantidad de documentos; más si logramos estimar el promedio de documentos por expedientes.

2. Volumen de información (datos)

No solo es la volumetría en cantidad de papel a digitalizar.

La tarea de indexación requiere análisis de los datos que comprenden los documentos en papel, para lograr un producto más o menos (dependiendo del requerimiento) documentado, cuya inmediatez de la búsqueda estará regida por ellos:

• Tipos de expedientes
• Tipos de documentos por “tipo de expediente”
• Cantidad de datos a indexar (mejor si se conocen o al menos un promedio)
• Indexación requerida por documento o por expediente

3. Características del fondo documental disponible

• Tamaños de las hojas a digitalizar
• Tipo de datos en los documentos: manuscritos, impresos o mixtos?

4. Características de la digitalización

Con la que se requiere el fondo documental disponible.

• ¿Documentos a ser digitalizados por ambas caras?. Esto podría duplicar el tiempo o el personal requerido y con certeza ayudará a afinar la tarea de Preparación.
• ¿Todo color o escala de grises?
• Fecha en la que se dispone del fondo físico para la digitalización.
• Fecha en la que se debe disponerse el fondo digital.
• ¿En qué medios se espera recibir el fondo documental digital? (disco externo, file server, herramienta) (De ser una herramienta se requeriría evaluar integración)
• ¿Requiere algún reconocimiento especial? (OCR… )