Hablar de digitalización, constantemente nos hace pensar en papel que pasa por un escáner y se convierte en un archivo digital.
De acuerdo a la información que dominemos pudiéramos pensar en otros términos como el reconocimiento inteligente: OCR como el más común; ICR como un plus en el manejo de la información, BCR, QR y OMR como una exquisitez que manejamos cuando ya tenemos incursión en la materia de contenido digital.
Sin embargo la digitalización es tan solo una parte del entramado de la gestión de contenido.
Pensemos desde la perspectiva de un proveedor del servicio de digitalización...
Pero podemos pensar desde el ángulo de un cliente que requiere el servicio.
La digitalización vista como un proceso del negocio, comprende una línea operativa de actividades que tanto como proveedor o cliente conviene conocer en aras a manejar mejor los términos:
Recibo de documentos físicos:
Manejamos y almacenamos documentos de cualquier manera. De forma ordenada, limpia, esquematizada o no. Almacenamos documentos en cajas, carpetas, con bandas elásticas, grapas, ganchos, por expediente, por tipo de documento, según el alfabeto, según números de control. En nuestro archivo, manejamos los documentos físicos como el espacio, volumen, normas y recursos nos permitan.
Preparación:
Hablábamos de carpetas, tapas duras, ganchos, cintas adhesivas, bandas elásticas, bolsas, encuadernados... en aras a una correcta digitalización y al cuido de los escáneres (previstos de acuerdo a los tipos de documentos que se procesarán) debemos preparar el papel para su procesamiento y retirar todo aquel material de sujeción que impida o entorpezca su correcta digitalización.
Digitalización:
Dime qué tipo de documento tienes y te diré que escáner necesitas. La digitalización implica el paso del papel por el escánner, pero también implica una serie de requerimientos de exposición de color en la imagen, de exposición de marcas especiales. En próximas entradas podremos abordar con detalle la actividad de digitalización.
Calidad:
¿Pero cómo digitalizaste? ¡Cómo hemos acordado se digitalizaría! Conviene revisar tales acuerdos y esta revisión la logramos con validación de la calidad de la imagen o producto digital obtenido.
HASTA ESTE MOMENTO DEL PROCESO PUDIÉRAMOS CONOCER A LA SIEMPRE BUENA INVERSIÓN: DIGITALIZACIÓN
Pero cuando hemos comprendido que el beneficio que el contenido digital nos deja en nuestra estructura administrativa, el proceso continúa.
Recepción:
Una vez el producto digital existe, bien puede ser usado para los procesos operativos del negocio y los documentos (físicos y digitales) son en mucho el insumo de cualquier proceso operativo, cuando no, su producto. Recibimos el archivo digital y de acuerdo al proceso relacionado, lo clasificamos.
Clasificación:
Cualquiera que sea el tipo de documento, en una empresa puede haber desde decenas a centenares. Procesos del negocio usan tipos documentales para su ejecución. Conocer e identificar el documento es la clasificación básica para poder relacionarle los datos que le corresponden.
Indexación:
Un documento digital ya per se es un activo de información. De él solo necesitamos identificar datos que nos permitan rescatarlo con un motor de búsquedas, en este caso, del gestor documental. La indexación merece un capítulo aparte que con certeza les brindaremos.
Tenemos un producto digital rico, con información indexada, listo para ser usado por cualquier proceso. Solo basta con exportarlo al framework de Gestión Documental disponible.
Rearmado:
Aquello que fue un documento en papel -que probablemente aun persiste- (si la TRD aun no nos permite desincorporarlo) y que ahora es contenido digital rico en información, debe devolverse como fue entregado.
Entrega de documentos.
¿Y cuando los canales de recibo del contenido van más allá del físico?
Recibimos documentos que pese a no necesitar digitalización/captura, necesitan ser indexados, ¿las fuentes?: canal web, multifuncionales, correo electrónico, faxes.
