¿Qué hay detrás de la digitalización?

EL INICIO

Cuando hablamos de digitalización, sentimos un gran impulso por abordar los temas relacionados.

Hablar de digitalización tiene tantas implicaciones como la empresa identifique.

Nosotros, conocedores de estas implicaciones, queremos abordarlas detallando en cada una, para ayudarlo a usted y a su empresa a tomar la mejor decisión: DIGITALIZAR.

Digitalizar es una buena determinación cuando está bien fundamentada y para conseguir tales fundamentos, lo ayudamos a revisar su empresa desde diferentes puntos de vista y así lograr argumentos de peso, generalmente numéricos.

De modo que para abordar los temas relacionados a la digitalización y la determinación de digitalizar, en nuestro espacio hemos expuesto para usted:

PREGUNTAS CLAVES PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN.¡mProductos BS lo ayuda a responderlas!

Donde básicamente comenzamos a indagar si nuestra empresa realmente necesita dar el paso a su archivo digital. ¿Porqué necesito contenido expedientes y documentos digitales?

Entenderemos que digitalizar es cuestión de:

A) Costos: disminución de gastos, aumento de ganancias.

• costos de renta de espacio físico.
• costos de administración de archivo.
• costos de consumibles.
• costos de horas hombre en tiempos elevados de consulta.
• costos incurridos por multas o no conformidades en el manejo de por procesos dependientes de documentos físicos.
• costos incurridos por multas o no conformidades producto de auditorias que alegan documentos inaccesibles.

B) brindar agilidad a los procesos:

• toma de decisiones oportunas y adecuadas con una evaluación de todo el espectro documental asociado.
• colaboración entre los equipos que deben tomar decisiones o ejecutar procesos con un espectro documental relacionado.

C) actualización tecnológica.

EL ENTENDIMIENTO

Habiendo conseguido las respuestas (con las preguntas adecuadas) para argumentar la determinación de digitalizar el papel en la empresa, es menester conocer el archivo físico para proveer la mejor información al proceso de digitalización próximo a ejecutarse.

Digitalizar es cuestión de expertos y usted es el experto en los documentos de su empresa, de modo que, sea bajo consultoría llave en mano u outsourcing, el consultor ahora nuevamente le hará las preguntas correctas y usted le proveerá la información correcta. Un equipo infalible a la hora de ejecutar.

Usted y su consultor, la combinación perfecta. 

Queremos que usted sepa reconocer un buen consultor, que más allá de los tecnicismos que pueda mostrarles (y que seguro marcan un factor distintivo) le ofrezca un panorama de preguntas que solo usted como experto en sus documentos podrá tener preparadas en las preguntas que debo responder como experto en mi archivo.

LA EJECUCIÓN

Luego, cuando la digitalización es un hecho, podremos abordarla como un proceso operativo de estaciones que generan un producto de alto valor informacional y bajo costo que en Mucho más que digitalizar hemos querido mostrarles cómo y porqué.

Y como LA DIGITALIZACIÓN no termina aquí, estaremos a gusto de mostrarle qué hacer con un producto digital terminado en nuestras próximas entregas.

¡Lo esperamos!

Las 4 series de preguntas que nadie conoce mejor que yo de mi archivo.

Hemos decidido digitalizar.

Conseguimos argumentos de peso: GASTOS.

La visión es disminuir gastos.

La misión es aumentar las ganancias.

La manera es optimizar los centros de costos.

Hemos decidido digitalizar.
El fundamento principal: LA EMPRESA.
Hemos respondido las preguntas clave y hemos buscado y conseguido un servicio de consultoría y digitalización.

¿Expectativas?

¡Las mejores!

Sin embargo, las expectativas se harán realidad en la medida que trabajemos en equipo, y como el proceso de digitalización es una línea operativa, iniciará con el entendimiento del negocio.

¿Qué información debemos disponer para que ese entendimiento sea tan expedito como se requiere? 

1. Volumen de documentos: ¿Qué volumetría de documentos manejamos?, con ello podrá calcularse el tiempo necesario para completar el producto esperado y en una proyección estimada, el personal necesario para cumplir con ese tiempo.

Será importante desglosar entre cantidad de expedientes y cantidad de documentos; más si logramos estimar el promedio de documentos por expedientes.

2. Volumen de información (datos)

No solo es la volumetría en cantidad de papel a digitalizar.

La tarea de indexación requiere análisis de los datos que comprenden los documentos en papel, para lograr un producto más o menos (dependiendo del requerimiento) documentado, cuya inmediatez de la búsqueda estará regida por ellos:

• Tipos de expedientes
• Tipos de documentos por “tipo de expediente”
• Cantidad de datos a indexar (mejor si se conocen o al menos un promedio)
• Indexación requerida por documento o por expediente

3. Características del fondo documental disponible

• Tamaños de las hojas a digitalizar
• Tipo de datos en los documentos: manuscritos, impresos o mixtos?

4. Características de la digitalización

Con la que se requiere el fondo documental disponible.

• ¿Documentos a ser digitalizados por ambas caras?. Esto podría duplicar el tiempo o el personal requerido y con certeza ayudará a afinar la tarea de Preparación.
• ¿Todo color o escala de grises?
• Fecha en la que se dispone del fondo físico para la digitalización.
• Fecha en la que se debe disponerse el fondo digital.
• ¿En qué medios se espera recibir el fondo documental digital? (disco externo, file server, herramienta) (De ser una herramienta se requeriría evaluar integración)
• ¿Requiere algún reconocimiento especial? (OCR… )

mProductos Business Suite. CASO DE ÉXITO: ALCALDÍA DE LAGUNILLAS. Venezuela.

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Mucho más que digitalizar.

Hablar de digitalización, constantemente nos hace pensar en papel que pasa por un escáner y se convierte en un archivo digital.

De acuerdo a la información que dominemos pudiéramos pensar en otros términos como el reconocimiento inteligente: OCR como el más común; ICR como un plus en el manejo de la información, BCR, QR y OMR como una exquisitez que manejamos cuando ya tenemos incursión en la materia de contenido digital.

Sin embargo la digitalización es tan solo una parte del entramado de la gestión de contenido.

Pensemos desde la perspectiva de un proveedor del servicio de digitalización...

Pero podemos pensar desde el ángulo de un cliente que requiere el servicio.

La digitalización vista como un proceso del negocio, comprende una línea operativa de actividades que tanto como proveedor o cliente conviene conocer en aras a manejar mejor los términos:

Recibo de documentos físicos: 

Manejamos y almacenamos documentos de cualquier manera. De forma ordenada, limpia, esquematizada o no. Almacenamos documentos en cajas, carpetas, con bandas elásticas, grapas, ganchos, por expediente, por tipo de documento, según el alfabeto, según números de control. En nuestro archivo, manejamos los documentos físicos como el espacio, volumen, normas y recursos nos permitan.

Preparación:

Hablábamos de carpetas, tapas duras, ganchos, cintas adhesivas, bandas elásticas, bolsas, encuadernados... en aras a una correcta digitalización y al cuido de los escáneres (previstos de acuerdo a los tipos de documentos que se procesarán) debemos preparar el papel para su procesamiento y retirar todo aquel material de sujeción que impida o entorpezca su correcta digitalización.

Digitalización:

Dime qué tipo de documento tienes y te diré que escáner necesitas. La digitalización implica el paso del papel por el escánner, pero también implica una serie de requerimientos de exposición de color en la imagen, de exposición de marcas especiales. En próximas entradas podremos abordar con detalle la actividad de digitalización.

Calidad:

¿Pero cómo digitalizaste? ¡Cómo hemos acordado se digitalizaría! Conviene revisar tales acuerdos y esta revisión la logramos con validación de la calidad de la imagen o producto digital obtenido.

HASTA ESTE MOMENTO DEL PROCESO PUDIÉRAMOS CONOCER A LA SIEMPRE BUENA INVERSIÓN: DIGITALIZACIÓN

Pero cuando hemos comprendido que el beneficio que el contenido digital nos deja en nuestra estructura administrativa, el proceso continúa.

Recepción:

Una vez el producto digital existe, bien puede ser usado para los procesos operativos del negocio y los documentos (físicos y digitales) son en mucho el insumo de cualquier proceso operativo, cuando no, su producto. Recibimos el archivo digital y de acuerdo al proceso relacionado, lo clasificamos.

Clasificación:

Cualquiera que sea el tipo de documento, en una empresa puede haber desde decenas a centenares. Procesos del negocio usan tipos documentales para su ejecución. Conocer e identificar el documento es la clasificación básica para poder relacionarle los datos que le corresponden.

Indexación:

Un documento digital ya per se es un activo de información. De él solo necesitamos identificar datos que nos permitan rescatarlo con un motor de búsquedas, en este caso, del gestor documental. La indexación merece un capítulo aparte que con certeza les brindaremos.

Exportación:

Tenemos un producto digital rico, con información indexada, listo para ser usado por cualquier proceso. Solo basta con exportarlo al framework de Gestión Documental disponible. 

Rearmado:

Aquello que fue un documento en papel -que probablemente aun persiste- (si la TRD aun no nos permite desincorporarlo) y que ahora es contenido digital rico en información, debe devolverse como fue entregado.

Entrega de documentos.

¿Y cuando los canales de recibo del contenido van más allá del físico?

Recibimos documentos que pese a no necesitar digitalización/captura, necesitan ser indexados, ¿las fuentes?: canal web, multifuncionales, correo electrónico, faxes.

Archivo físico: un problema, ¡una solución!

En América Latina seguimos aprendiendo de los conceptos asociados, pero en la práctica, usted y yo tenemos archivos físicos: - en casa, en la oficina, en la empresa; - una carpeta, una caja, una habitación, una casa, un piso completo, un edificio; - al alcance de la mano, en otro piso, en otra ciudad, en otro país; - muy bien organizado, organizado de manera que solo usted lo entiende, ¡OFICIALMENTE DESORGANIZADO!; - apegado a las normas de su casa, de la empresa, de la legislación, del país, ¡OFICIALMENTE SIN NORMAS!; - con documentos recientes y nuevecitos, con documentos deteriorados; - con documentos de una hoja, con libracos ilegibles.

Conseguir un documento dependerá de la suma de las variables anteriores. Pero la ubicación de un documento es solo una de las implicaciones.

mArchivo es la solución a cualquiera de la combinación de las variables.

No importa cómo, cuándo ni dónde.

mArchivo ES la solución.

¡Digitalizar sin complicaciones!

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Queremos facilitarle la entrada a la era digital, sin complicaciones.

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Archivo físico, ¿retenerlo o desincorporarlo?

Pero para evitar distracciones e influencias sin argumentos, les traemos una serie de preguntas que apuntan a resolver el dilema:

¿DIGITALIZAR o no?

¿Es propio el espacio físico para los archivos?

Comúnmente el espacio geográfico de los archivos físicos es rentado, costo que mensualmente genera grandes salidas de capital como mantenimiento a esa renta. Revisar la cantidad de papel almacenado en aras a reducir ese espacio y por ende a buscar espacios menos costosos por tamaño es una buena determinación. Corporaciones que tienen espacios propios bien pudieran tener la misma práctica en pro de redistribuir sus espacios para la organización en función de optimizar el negocio. La respuesta a esta pregunta es tan solo el inicio.

¿Tengo TRD? ¿Las tengo actualizadas? ¿Las tengo disponibles?

Las TRD son el mejor aliado de un archivo físico, porque dictan la pauta de la clasificación pero más que eso, marcan el hito en cuanto a retención de documentos, ergo, desincorporación. Si bien es cierto que el Archivo General de la Nación establece los lineamientos a seguir para generar las TRD, el día a día puede producir actualizaciones en línea con la organización; de manera que una TRD vigente y disponible es un arma poderosa para evaluar el archivo físico en consecuencia con la tenencia de papel. Pero... una TRD desactualizada y peor aun, no disponible, es una alarma prendida que nos lleva a evaluar rápida y consistentemente nuestra administración de archivo físico y evidentemente a tomar acciones.

¿Conozco y manejo la volumetría del papel que administro?

Conocer la cantidad de papel que el archivo general o central administra, es un factor importante al momento de hacer análisis, proyecciones y proponer mejoras en los procesos asociados al archivo físico.

¿Del papel que administro, qué porcentaje tiene alta rotación? ¿Qué porcentaje tiene nula rotación? 

Conocer el movimiento del papel en cuanto a préstamos, pérdidas, traslados, trasnferencias, ingresos, desincorporaciones de los documentos en los diferentes tipos de archivos que mi empresa maneja " en términos e cantidades". Conocer la volumetría del papel es solo la primera parte de los controles, conocer cuánto de ese papel rota: se presta, se retira, se consulta con frecuencia, conocer la frecuencia y las unidades que realizan dichos movimientos es información más completa que avalan la determinación de reciclar el papel, digitalizarlo, optimizar los procesos y disponer la información para consultas masivas.

¿Conozco la razón por lo que hay documentos que tienen nula rotación?

Con certeza al manejar las preguntas anteriores, podremos responder esta con soltura.

¿Mi negocio puede usar el papel como insumo de producción?

Si mi negocio es producción, conviene dar un vistazo al valor del papel en ese ciclo operativo o línea de producción. ¿Acaso tengo una fuente alta de insumos sin aprovechar?. Por ejemplo, la industria cartonera, la industria editora son claros ejemplos de sectores que valoran sus archivos físicos como un ciclo constante para la memoria de su empresa como para el manejo de costos.

¿Qué costos genera el manejo de papel en administración de archivo físico? ¿Cuánto personal dispongo para los efectos? ¿Qué costos genera el manejo de papel en consumo, copiado, traslado?

A la hora de hacer auditorias, las unidades de Administración y Manejo de Cuentas entran en acción, evaluando egresos versus ingresos en el más básico de los casos, de manera que dichos análisis son importantes aliados a la hora de determinarse a digitalizar pues el ROI será el pan nuestro de cada día y con seguridad el producto esperado de dicha inversión.

¿Dispongo de escáneres y/o impresoras multifuncionales en el parque de equipos de IT?

Tener escáneres o impresoras multifuncio

nales es muchas veces el primer paso que las empresas dan para disponerse a digitalizar, sin embargo, conviene no detenerse en el asunto pues, los servicios de digitalización pueden ser tan completos como necesidades del cliente haya. Equipos, personal, espacio, servicio, todo ofrecido para solventar la necesidad del cliente.

¿Mi empresa está asociada a alguna campaña ecológica? ¿Mi negocio es el ambiente?

Si la respuesta es si, sin lugar a dudas digitalizar su archivo físico es un mandato.

En América Latina estamos comenzando a sumarnos a diversidad de campañas en materia ecológica; unos países más adelantados que otros, la idea es que todos podamos sumarnos, unirnos y desde nuestra empresa sumar; colaborar en la idea de un mundo mejor, más sano y con menos consumo de papel.

mProductos Business Suite lo apoya en la evaluación de cada una de las preguntas anteriores y le brinda la respuesta ofreciéndoles el servicio de mDigitaliación, tan flexible como usted lo necesite.

• en su espacio (del cliente), 
• en los Centros de Procesamiento de Documentos dispuestos para prestar el servicio.

• con su personal (del cliente), 
• con el personal especializado en labores de preparación, digitalización e indexación en los Centros de Procesamiento de Documentos dispuestos para prestar el servicio.

• con su equipamiento (del cliente)
• con el equipo de digitalización especializado en los Centros de Procesamiento de Documentos dispuestos para prestar el servicio.

mDigitalización es en resumen, la respuesta a todas su preguntas y mProductos Business Suite lo tiene para usted.

Archivo físico, ¿retenerlo o desincorporarlo?

En el mejor de los casos, el gran dilema.

Desde las corporaciones, pasando por la gran empresa, mediana o pequeña, el archivo físico es en esencia, la fuente del saber.

La memoria de la empresa.

Documentos que se atesoran por necesidad, legislación, pasiones, ignorancia y a veces hasta olvidos.

El papel en todas sus variaciones y estados de conservación disponibles a la merced del espacio/tiempo.

Archivos físicos pequeños, grandes, bien organizados, desorganizados, que generan una matriz de clasificación tan diversa como adjetivos haya.

Documentos que de tanto revisarlos pierden consistencia y lamentablemente su valor y aquellos que de no necesitarlos se olvidaron, el tiempo sobre su estado también le restó valor.

Tablas de Retención Documental (TRD), en el archivo físico, su mejor aliado.

Pero ¿qué pasa cuando las TRD no tienen mantenimiento ni actualización en relación a las leyes de la nación?, cuando ni siquiera tengo control, dominio o la ubicación de la herramienta.

Seguro podremos hacer una nueva publicación para hablar de las TRD, mas hoy nos trae a nuestra cita el archivo físico y la integridad de la información.

En América Latina aun dependemos de archivo físico, pero con certeza, cada vez menos. La ley desde el Archivo General de la Nación de cada país, está girando a favor del resguardo de la información, no así del papel. La ley comienza a aliarse a los Ministerios de Tecnología de cada país y comienza a adoptar y a impulsar soluciones de gestión documental con UN GRAN PUNTO EN COMÚN: RESGUARDAR LA INFORMACIÓN. 

A la postre, la tendencia es resguardar la información como un activo importante en la empresa y aminorar la tendencia a su desvalorización, lo que desencadena en la minimización del consumo de papel o la extracción de la información del papel existente.¿CÓMO? Digitalizándo.

Con total maestría campañas ecológicas se suman formando parte de un todo:

Piensa verde

Cero papel

Más bosques, más árboles, menos tala.

Un mundo verde.

¿RESULTADO?

Más información, con valor informacional completo, disponibilidad inmediata, menos papel.

¿Y el papel? a reciclaje.

Entonces, el archivo físico, ¿retenerlo o desincorporarlo?

Retener el mínimo necesario, siempre apegados a los lineamientos de ley, desincorporar el resto.

mProductos Business Suite te ofrece amplias posibilidades para dar ese paso al frente, de digitalizar el papel, de optimizar tus espacios, de minimizar tus costos por administración del archivo, de redistribuir a tu personal de archivo y potenciar sus capacidades, de trabajar aliado a tus TRD, manteniéndote en tus límites de ley, de recuperar el valor de la información olvidada, de hacerla disponible para todo el que necesite accesarla, de convertir a tu empresa en un gran aporte a las campañas ecológicas de tu país o región.

mProductos Business Suite pensando en ti, pone a tu disposición el servicio de mDigitalización.

Más de mDgitalización en la próxima entrega, donde estaremos abordando qué cuestionamientos debo hacerme para decidirme a digitalizar.