EN CUESTIONES DE SOFTWARE, LA ALTERNATIVA COMPLETA

En nuestra entrega anterior:

¿Porqué mirar con lupa, una solución a la medida?

Sin embargo, surgen interrogantes que ponen en duda la veracidad y oportunidad de que realmente existan diversas alternativas:

• ¿Alternativas?
• ¿Porqué evaluar alternativas, cuando estamos SEGUROS de querer desarrollar una solución a la medida?
• ¿Acaso voy a encontrar una solución que se ajuste exactamente a mi proceso, a mi negocio, a mi empresa?

Son preguntas que solemos hacernos como clientes, cuando la necesidad de una solución de software apremia.

Sin embargo no es una generalidad; como consultores, encontraremos todos los escenarios posibles:

1. Necesidad de una solución de software con diversidad de presupuestos, ambiciones, necesidades y alcances.
2. Autoconocimiento de los procesos de negocio y del requerimiento con diversos niveles de profundidad y detalle.
3. Entendimiento de los beneficios de la implementación de productos de software y disposición para adquirirlos.
4. Desconocimiento de la existencia de productos de software out of the box (*) y sus ventajas.
5. Necesidad de una solución realmente a la medida con condiciones específicas que no están cubiertas por un producto out of the box (*).
6. Necesidad de una solución genérica con multiplicidad de productos en el mercado que pueden cubrirla y finalmente
7. Un 'mix' de todas las anteriores.

Como consultores debemos estar preparados ante esos escenarios para presentar ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN.

Como expertos hemos desarrollado mProductos Business Suite como un software que maneja la diversidad expuesta:

• Diferentes esquemas comerciales de distribución e implementación para manejar diferentes presupuestos, ambiciones, necesidades y alcances.
• Conocimiento de los procesos de negocio y del requerimiento con diversos niveles de profundidad y detalle.
• Oferta de beneficios de implementación en tiempo, presupuesto y funcionalidad.
• Oferta de amplitud de productos en el mercado con especificidad de áreas de atención: captura de información, manejo de archivos digitales, manejo de archivos físicos, integración, movilidad, gestión de procesos, data mining.
• y finalmente, productos que permiten entender su necesidad, diseñarla, configurarla y acoplarla a productos out of the box (*).

Como expertos hemos desarrollado mApps que con mProductos Business Suite es LA ALTERNATIVA IDEAL para su empresa, esa que tiene un proceso específico, una necesidad de ser diferente, de ofrecer una facilidad a su cliente que no la cubre un producto prediseñado.

mApp es la solución que permite construir soluciones a la medida sobre los mProductos Business Suite que como consultores debemos tener como un AS bajo la manga y con la que NUNCA dejaremos a un cliente insatisfecho o corto en cualquiera que sea su necesidad funcional.

¿A LA MEDIDA?

"Consultores. Empresas consultoras. Consultorías"

Términos que acotan profesionalismo, maestría, experiencia, información, conocimiento, técnicas, especialistas.

La consultoría se volvió el negocio del futuro, ¿pero para siempre?.

Empresas se diversificaron ofreciendo consultorías.

Empresas de software ampliaron su espectro de productos ofreciendo el servicio de consultoría donde la evaluación del negocio era la gran novedad con la finalidad de entender los requerimientos, las necesidades y la problemática y poder desarrollar y diseñar SOLUCIONES A LA MEDIDA.

¿Pero qué es una solución a la medida?

Cuando se trata de software, una solución o software a la medida se diseña y desarrolla específicamente para que un negocio pueda realizar tareas que son únicas a ese negocio. La aplicación se puede adaptar a todo lo que se debía hacer, razón por la cual puede ser una poderosa solución.

¿Y qué argumentos podemos aducir para comprar una solución a la medida?

- Nuestra empresa funciona diferente...

- Tenemos personal competente que desarrolla software.

- Tenemos tiempo suficiente para desarrollar.

Pero la realidad y las estadísticas son mucho más elocuentes que las utopías y los supuestos.

Las soluciones a la medida suelen generar más gastos que los estimados:

- Al ser un proyecto interno, se da por descontado el conocimiento de los procesos.

- El personal que desarrolla está expuesto a recibir requerimientos constantes y el control de cambios se hace inmanejable.

- (Por lo antes expuesto) Suele perderse el manejo y acotación del alcance.

- El tiempo se extiende, las entregas no llegan.

- El diseño fue omitido por aquello que en casa tenemos confianza.

- El presupuesto tiende a perderse de vista al creer que por ser un desarrollo interno no tiene costo o su costo es mínimo; a la postre, el gasto es tan alto que antes de tener la solución a la medida lista, ya el proyecto está enrutado a pérdida donde la inversión ha sido mucho mayor que el retorno.

En resumen una solución a la medida fácilmente puede convertirse en un hoyo negro, cuando menos en un laberinto con difícil salida.

Con frecuencia empresas que optaron por desarrollos a la medida, deben buscar otras soluciones de implementación más rápida para que el logro del objetivo sea evidente en mucho menor tempo que el estimado.

En oportunidades, las consultoras manejan sus propios tiempos porque también ofrecen una solución a la medida y es moneda corriente que deban pagar el costo de los errores cometidos por el proyecto en su empeño de resolver por su propia cuenta.

Lo expuesto no es una generalidad, pero las estadísticas no mienten.

Las consultoras de desarrollo de software, casi pueden intuir esta situación en un assessment y deben analizar las mejores estrategias para asumir un proyecto con el antecedente descrito.

Conviene que la consultora tenga las mejores herramientas técnicas y estratégicas para tomar un proyecto.

¿QUIERE CONOCER QUÉ OTRAS ALTERNATIVAS DISPONE AL MOMENTO DE COMPRAR UNA SOLUCIÓN?

Lo invitamos a nuestra próxima entrega.

Las 4 series de preguntas que nadie conoce mejor que yo de mi archivo.

Hemos decidido digitalizar.

Conseguimos argumentos de peso: GASTOS.

La visión es disminuir gastos.

La misión es aumentar las ganancias.

La manera es optimizar los centros de costos.

Hemos decidido digitalizar.
El fundamento principal: LA EMPRESA.
Hemos respondido las preguntas clave y hemos buscado y conseguido un servicio de consultoría y digitalización.

¿Expectativas?

¡Las mejores!

Sin embargo, las expectativas se harán realidad en la medida que trabajemos en equipo, y como el proceso de digitalización es una línea operativa, iniciará con el entendimiento del negocio.

¿Qué información debemos disponer para que ese entendimiento sea tan expedito como se requiere? 

1. Volumen de documentos: ¿Qué volumetría de documentos manejamos?, con ello podrá calcularse el tiempo necesario para completar el producto esperado y en una proyección estimada, el personal necesario para cumplir con ese tiempo.

Será importante desglosar entre cantidad de expedientes y cantidad de documentos; más si logramos estimar el promedio de documentos por expedientes.

2. Volumen de información (datos)

No solo es la volumetría en cantidad de papel a digitalizar.

La tarea de indexación requiere análisis de los datos que comprenden los documentos en papel, para lograr un producto más o menos (dependiendo del requerimiento) documentado, cuya inmediatez de la búsqueda estará regida por ellos:

• Tipos de expedientes
• Tipos de documentos por “tipo de expediente”
• Cantidad de datos a indexar (mejor si se conocen o al menos un promedio)
• Indexación requerida por documento o por expediente

3. Características del fondo documental disponible

• Tamaños de las hojas a digitalizar
• Tipo de datos en los documentos: manuscritos, impresos o mixtos?

4. Características de la digitalización

Con la que se requiere el fondo documental disponible.

• ¿Documentos a ser digitalizados por ambas caras?. Esto podría duplicar el tiempo o el personal requerido y con certeza ayudará a afinar la tarea de Preparación.
• ¿Todo color o escala de grises?
• Fecha en la que se dispone del fondo físico para la digitalización.
• Fecha en la que se debe disponerse el fondo digital.
• ¿En qué medios se espera recibir el fondo documental digital? (disco externo, file server, herramienta) (De ser una herramienta se requeriría evaluar integración)
• ¿Requiere algún reconocimiento especial? (OCR… )

En Programación todo se puede.

En entradas anteriores tuvimos el gusto de presentarles nuestro promocional en materia de integración:

INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN

pero realmente de dónde viene la idea integradora en mProductos Business Suite?

"En programación TODO se puede", es casi una máxima.

Máxima que se usa a discreción con los usuarios... algunas veces con abuso, en detrimento del presupuesto y de la planificación.

Máxima que deja al descubierto cuán potente es la programación y deja volar la imaginación del cliente. Pero la integración es una necesidad constante. Creemos en Gestión Documental con integración. La integración permite aprovechar la plataforma, permite optimizar los procesos. La integración se hace partiendo de la consultoría, partiendo del conocimiento de la necesidad del cliente, de su negocio y de su plataforma.

mProductos Business Suite conoce y maneja la importancia de la integración, como especialistas en contenido y procesos, sabe que las fuentes de datos están repartidas entre el contenido físico y digital, como en registros ya creados en el resto de las soluciones de la plataforma.

Un gestor de contenido y procesos, 

¿con qué solución se puede integrar?

Ejemplos por doquier, basta plantear un negocio y su plataforma para mirar vías.

- Con software contable y administrativo para leer los datos de las facturas y soportar los registros de las CXP y CXC con las imágenes de dichas facturas.

- Con software de control de proyectos para leer los datos de los documentos que conforman un proyecto: plan, matriz de riesgos, reportes de control, etc.

- Con gestor de procesos para medir el proceso en línea y analizar los datos para su reingeniería.

- Con software del CORE bancario, para leer los registros de los clientes e indexarlos a los documentos sometidos para su Expediente y armar su EUC (Expediente Único de Cliente).

- Con software del CORE de seguros, para leer los registros de los clientes e indexarlos a los documentos sometidos en cada siniestro y armar su EUC (Expediente Único de Cliente).

¡Déjenos conocer su negocio y nosotros le diremos cómo aprovechar los datos que ya tiene!

mProductos Business Suite en aras a ser consecuente con lo que promulga en materia de integración de datos, diseñó y fabricó mIntegrador y mSOA. La consulta de los documentos asociados a sus procesos no será más un costo adicional y una disminución en sus ganancias. Los documentos de sus procesos no estarán de nuevo disociados con los datos ni tendrá que digitarlos para poder establecer la relación.

Lo invitamos a conocer más de nuestros productos de integración:

¡ B I E N V E N I D O S !

INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN

INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN

A usted le venden este concepto muchas veces.

En cuestión de datos es vital.

En cuestión de aplicaciones, un plus.

En cuestión de experiencia, una escuela.

Escuela que nos enseñó que Gestión de Contenidos y Procesos sin integración no es el mayor porcentaje de los casos. 

Tantas aplicaciones tiene su plataforma, tantas aplicaciones debemos mirar para saber qué datos administran para APROVECHARLOS y no girar en la redundancia.

mProductos Business Suite sabe cómo aprovechar los átomos de datos y fabricó mIntegrador y mSOA... tecnologías actuales, con la mínima intervención el tercero.

Llegue a donde sea que desea.

Mucha gestión de contenidos.

Mucha gestión de procesos.

Mucha funcionalidad extraordinaria.

Mucha sencillez para el usuario.

Hermoso 'front end'.

Pero si no alcanza más allá de la centena de usuarios de su empresa...

Pero si el licenciamiento para sus miles de empleados o sus millones de clientes amerita todo su capital...

En vano habría invertido.

¡mProductos Business Suite le ofrece mPortal!

Llegue a donde desea que desea.

No limite sus transacciones al espacio o a la cantidad de usuarios.

¡mPortal es la solución!

Medir, Controlar = ¡Mejorar!

¿Procesos?

¡El -Diseño- importa! ¡La -Ejecución- importa! 

¡El -Personal- importa! ¡El -Producto- importa!

Pero la calidad depende del control.

-- Mides, Controlas, Optimizas, Mejoras --

mProductos Business Suite ofrece su plataforma para gestionar procesos y la solución para CONTROLARLOS, ergo, para MEJORAR.

Procesos: El motor.

Procesos + Personal + Producto

PROCESOS

El engranaje que mueve su empresa, silentes, invisibles;
¿procesos bien diseñados?

¿procesos optimizados?

de eso depende gran parte de su rentabilidad y por ende, de su ganancia.

Lo invitamos a revisar sus procesos y a optimizarlos

y mProductos Business Suite, puede ayudarlo.

¿Procesos?: mProductos LO TIENE

¿Procesos?: mProductos ANUNCIA

Con antelación mProductos Business Suite ofreció una solución para cubrir las necesidades empresariales desde el punto de vista de procesos.

Conocemos que usted necesita eficiencia, medición, reducción de costos, evitar multas y sanciones, aumentar la satisfacción del cliente interno y externo, mantener la relación de sus procesos con los documentos asociados; esas entre muchas más necesidades.

De modo que mProductos Business Suite le ofreció una solución en la que usted podría solventar sus necesidades y mGestión es la solución.

Pero HOY mGestión se renueva con más que una solución:

UNA PLATAFORMA DE GESTIÓN DE PROCESOS 

en la que usted puede -sin necesidad de programar- configurar todos los procesos de su mapa de procesos según el análisis de criticidad de su negocio.

Entre las novedades que trae la plataforma de mGestión está:

La  incorporación de un diagramador de procesos:

Solo con dibujar el proceso e importarlo en la plataforma usted puede comenzar a operarlo tal como lo ha diseñado, lo mismo que una vez que actualice su diagrama, mGestión reconoce sus cambios. Pero si usted tiene su propio diagramador... mGestión lo reconoce.

Bandejas de tareas para actividades de tantos usuarios como intervengan en el proceso.

La incorporación de una herramienta para el diseño de formularios.

La graficación de indicadores de gestión. 

Sin embargo, además de las funcionalidades antes nombradas, mGestión trae un plus:

Permite gestionar solicitudes desde la intranet o extranet de su empresa. Permite a sus clientes -sin importar la cantidad (centenares, miles, millones) internos y externos gestionar sus procesos del negocio.

Pronto le daremos más información.

¡YO LO HAGO!... Mejor, hágalo usted que sabe y puede. II Parte.

mProductos Business Suite, sabe y puede brindarle soporte y mantenimiento.

En la publicación anterior hablábamos del soporte a las aplicaciones como un pequeño lujo que no estamos para costear, "especialmente cuando nuestro personal de IT está capacitado para ejercerlo".

Sin embargo, la práctica habitual, los años de experiencia, el día a día marcan la pauta y orientan al soporte más que como a un lujo, a una necesidad y a una estrategia de visión.

Aun cuando mi personal de IT está completamente capacitado para ejercer soportes, caben preguntas determinantes para determinar si contratarlo o no.

Ciertamente todo licenciamiento que se precie de bueno, ofrece y entrega garantía en su primer año de operación. En adelante, el soporte y mantenimiento por licenciamiento es renovable pero cabe cuestionarse si renovarlo o no o si adquirir un mantenimiento mayor; de manera que preguntarnos:

¿Tengo un equipo de soporte en IT que maneje el proceso de 

incidencias, requerimientos y problemas con suficientes autoridad y destreza en los ANS' con los clientes de la empresa?

¿Tengo suficiente personal como para incorporar nuevas carga de soporte?

¿Mi personal de IT tiene experiencia en mantenimiento de  la plataforma sobre la que corren las soluciones a soportar?

¿Mi personal de IT está capacitado para analizar el rendimiento de la plataforma con periodicidad? ¿Existen políticas asociadas?

¿Son las nuevas soluciones a soportar parte del core del negocio?

¿Cuáles son las normas y procedimientos habituales de la empresa en materia de soporte de aplicaciones)

¿Tengo presupuesto para capacita a mi personal en la administración de la nueva plataforma? ¿Puedo asumir el tiempo de la curva de aprendizaje?

Como consultores, en mProductos Business Suite lo instamos y acompañamos a dilucidar las respuestas a estas preguntas de manera que la selección del soporte sea su determinación como necesidad y tranquilidad de su empresa, como VISIÓN ante la proyección de sus servicios desde el servicio que ofrece su unidad de IT hasta el servicio de negocio empresarial.

Su VISIÓN es nuestro norte.

mProductos Business Suite es un conjunto de soluciones que cubren cualesquiera de las necesidades de su empresa en materia de Gestión Documental y Gestión de Procesos y como licenciamiento cuenta con el servicio de soporte y mantenimiento desde su CLOC. 

Como unidad organizacional el CLOC está conformado por un equipo multidisciplinario que ofrece y brinda el servicio de administración virtual de los mProductos.

Como servicio el CLOC, ofrece opciones de mantenimiento que van desde ocuparse de las consultas técnicas, solución de incidencias, atención de sugerencias y recomendaciones y hasta el suministro de las actualizaciones de cada una de las soluciones de la suite en su Servicio de soporte y mantenimiento de licencias; como el servicio que se ocupa de administrar su plataforma de mProductos haciendo revisiones programadas, generando reportes de chequeo, cuidando sus capacidades, atender sus incidencias e incluso requerimientos administrativos en sus soluciones y suministrarle como implementarle las actualizaciones de los productos de la Suite, en su Servicio de Administración Virtual.

mProductos Business Suite preparado para atenderlo, piensa en usted y su empresa.

¡YO LO HAGO! ¿Cuándo el soporte no es un lujo? I Parte.

A menudo, cuando hacemos una inversión de soluciones de software, la idea de la felicidad radica en administrar la plataforma, en dominarla hasta el punto de ser el dueño del código, de convertir a mi unidad de IT en los garantes de la continuidad del negocio sobre la base de esa solución.

Gerentes de proyectos, leader teams, PMO, Centros de Excelencia, se esmeran en hacer matrices de requerimientos donde la 'capacitación' y la 'entrega del software' sea condición sine qua non para aprobar un proyecto o la adquisición de determinado software.

Estudios de mercado, que me permitan consultar si el proveedor y/o fabricante puede adiestrarme para administrar la solución. 

Pruebas de concepto con tiempos de presentación mínimos para garantizar que el desarrollo y configuración de la solución es tan simple y rápido que mi personal de IT será capaz de asumirlo.

Presupuestos que pese a lo restringido, disponen de una suma para la capacitación pre implementación. 

Podremos listar las actividades y planes que somos capaces de identificar y generar para garantizar que no dependeré del proveedor.

El fabricante que conoce el mercado y sus necesidades, el proveedor, que es antes que todo un consultor y un facilitador de soluciones a los problemas para lo cual es experto, no pretende ser necesario ni indispensable. Le brindará a usted respuestas a sus requerimientos. Le brindará capacitación, le ofrecerá posibilidades. 

mProductos Business Suite no escapa de esa realidad, donde el cliente quiere administrar su plataforma.

Sin embargo, mProductos Business Suite entiende que usted necesita distribuir el tiempo de su personal de IT en aras a garantizar la continuidad de sus operaciones, por ello dispone para usted su servicio de CLOC (CLoud Operation Center), con personal altamente calificado que le permitirá administrar y/o soportar su plataforma garantizándole la total funcionalidad de sus productos sin ir en detrimento del tiempo y planificación de su personal.

Más en breve...

¡EN MI EMPRESA TAMBIÉN! Cuando la gestión documental es la solución.

Cuando en su empresa, institución u organización, los temas de reuniones y asuntos a tratar con urgencia, consideran algún punto como las sentencias siguientes... ¡es hora de accionar!

• El manejo de documentos es tan variado y heterogéneo que el Archivo Central ha perdido el control.
• Cada área de la empresa tiene su propio manejo de archivo y han creado archivos paralelos.
• El Proceso de Facturación tiene fallas, tantas, que los ingresos están mermando como consecuencia de mal manejo de las cuentas.
• Se han suspendido los viajes para el personal porque el Proceso de Asignación de Viáticos no logra identificar los empleados morosos en la presentación de facturas.
• El Proceso de Radicación es manual y los analistas tienen múltiples archivos Excel para su control... ¡Radicados repetidos por doquier!.
• Necesitamos medir el Proceso de Atención al Público desde el Call Center para poder mejorarlo.
• Los operadores del Help Desk dejan de atender los Reclamos y eso está generando multas que disminuyen las ganancias pero peor aun: apuntan al descrétido por parte del cliente.
• Los datos reales de los proveedores no coinciden con los del sistema contable, los pagos se retrasan y estamos perdiendo los pronto pagos.
• ¡El papel está creciendo desmesuradamente y ya no tenemos espacio en los archivos!
• La renta de las bodegas ha aumentado en detrimento de los costos disminuyendo las ganancias.
• Ubicar un documento en el archivo lleva horas, tantas, que el usuario prefiere no consultar los documentos y los datos que infieren no son confiables.
• Los documentos se están perdiendo mientras se trasladan al archivo.
• La recaudación de impuestos está generando pérdidas ya que los Documentos de Catastro no aparecen.
• El Departamento Legal no devuelve los Contratos al archivo.
• Necesitamos incorporar dos nuevos anaqueles y no disponemos de presupuesto, ¡si tan solo lo hubiésemos advertido antes de la asignación de recursos de este año!
• El nuevo personal necesita ser evaluado simultáneamente por Administración y Capital Humano.
• Los Expedientes de los Activos no tienen sus Garantías.
• Hemos perdido los discos de medición en las Carpetas de Pozo.
• El personal incorpora constantemente certificaciones en sus expedientes y no hemos podido considerarlo para sus ajustes salariales, ¡son tantos!
• Las operaciones del negocio son la prioridad para nuestro personal de IT, no podemos cargarlo con la administración del gestor documental.
• No podemos aprobar el crédito solicitado porque no tenemos el documento del cliente actualizado.

¿Procesos?: mProductos ANUNCIA

mProductos ANUNCIA

Que su plataforma de gestión de procesos viene reforzada.

mProductos Business Suite pensando en ofrecer más y mejor al mercado ofrece una nueva versión de mGestión.

mProductos Business Suite conoce las necesidades de su empresa y desarrolla productos que le permiten mitigar los riegos, ser más eficientes y efectivos y por ende, minimizar sus costos para aumentar su ganancia.

mProductos Business Suite conoce sus necesidades en materia de procesos, valga decir, eso que atañe a toda su organización. Los procesos son el quid del asunto. Procesos medulares de su negocio, procesos secundarios de apoyo y soporte, procesos de entrega, procesos de operaciones. Toda su empresa es un entramado de procesos.

mProductos Business Suite sabe que parte de sus necesidades son:

- Ser eficientes en el manejo de costos y lograr minimizarlos.

- Evitar retrabajo de sus empleados y colaboradores.

- Tener mediciones de sus procesos para aplicar mejoras continuas.

- Reducir los tiempos operativos y administrativos para ofrecer un mejor servicio a sus clientes.

- Ser eficientes con todos sus trámites tantos internos como los ofrecidos a sus clientes.

- Disminuir o anular solicitudes o reclamos sin control de tiempos de respuesta a los clientes.

- Evitar procesos con retardos que manejan documentos en papel.

- Disminuir o eliminar la falta de registro de las correspondencias de salida o respuestas a los clientes.

- Disminuir pérdidas o deterioros de correspondencias.

- Evitar sanciones o mal servicio por incumplimiento de acuerdos de servicios.

- Radicar de forma más eficiente las Correspondencias, Facturas y PQR's.

En suma, ser más eficientes en el manejo de la gestión de la empresa o institución.

mProductos Business Suite trabaja en generar una nueva versión de mGestión que cubre esas necesidades y más.

mGestión le ofrece:

- El manejo de procesos (de cualquier índole).

- Facilidades de diagramación de procesos.

- Manejo de decisiones.

- Bandeja de tareas para los usuarios participantes en el proceso.

- Facilidad de integración con herramientas de control de procesos.

- Manejo de variables de procesos. 

- Manejo de tablas administrativas.

- Proceso de Atención a trámites incorporado.

- Reportes e Indicadores de Gestión.

- Manejo de atributos configurables por proceso.

- Facilidades de Búsquedas.

- Ambiente colaborativo e informativo para todos los actores de los procesos.

mGestión VIENE reforzado, más competitivo, con más poder.

mGestión VIENE CON MÁS Y MEJOR.

¡PRONTO!

LA GESTIÓN DOCUMENTAL, como inversión

Los mProductos acuden a la academia para ser desarrollados.

Los mProductos acuden a las teorías, a las mejores prácticas, a los marcos de referencia, para crecer y para generar soluciones de valor para las empresas desde sus personas y desde sus procesos.

Los mProductos acuden a usted para conocer sus necesidades, para entender la situación empresarial y el manejo documental desde la vivencia.

La gestión documental no solía ser vista como una necesidad de primera categoría en algunas empresas, tal vez la última inversión a nivel de tecnología; la gestión documental solía verse como la última de las necesidades al momento de establecer el presupuesto anual, menester que fuera el negocio fundamental de la empresa, menester que tuviera en jaque los procesos críticos o medulares del negocio.

En América Latina comenzamos a madurar en el entendimiento de la gestión documental y diferentes soluciones surgen para facilitar la gestión asociada. La empresa comienza a comprender que la gestión documental apoyada desde la tecnología, no es solo un tecnicismo de última generación, sino que genera valor en sus procesos y por ende en la disminución de costos y aumento de ganancias: el personal puede redistribuirse, el espacio aprovecharse; en resumen, un redimensionamiento de los recursos es posible gracias a las tecnologías que las soluciones de gestión documental traen a las organizaciones.

Solía quedarse la gestión documental atrapada entre las áreas de Tecnología y Archivos, entrampada; solía llegarse a las empresas únicamente por esas dos vías; en la actualidad, el resto de la organización se interesa en las soluciones de gestión documental e interviene, se convierte en espónsor de los proyectos cuando no el cliente o generador de la oportunidad.

Las empresas comienzan a entender que la gestión documental es una cuestión de orden y ahorro, de reglamentación de ley y competitividad, de posicionamiento en el mercado y crecimiento. La empresa comienzan a entender que la gestión documental abarca un entramado más allá de solo papel; que la electricidad, el espacio, el papel, el personal, el tiempo, los procesos, la infraestructura; son solo una parte del universo y que bien vale considerar en el presupuesto anual un apartado para invertir en gestión documental.

Los mProductos están diseñados para garantizarle a la empresa que todas las aristas antes mencionadas y más, podrán ser atendidas desde sus soluciones y que la efectividad y eficiencia serán los valores plus a evidenciarse en la reducción de gastos y en el retorno en ganancias.

¡Los mProductos existen para hacer que su empresa gane más y sea mejor!

GESTIÓN DOCUMENTAL, mucho más que...

Consultores salimos a la calle...

- llámese calle al mercado; conversamos con gente; 

- llámese gente a directores de corporaciones, coordinadores de procesos, gerentes de recursos humanos, operadores de help desk, analistas de call center, archivistas, gente de TI, de logística, de operaciones del negocio;

- llámese negocio a cualquier vértice del mercado;

- llámese mercado a industrias, corporaciones, PYME's;

y cuando hablamos de GESTIÓN DOCUMENTAL, el entendimiento y conocimiento no siempre alcanza a la completitud del concepto, la tendencia es variada, pero siempre corta.

Gestión documental y/o gestión de contenido, va y alcanza mucho más allá de solo el papel, de solo la digitalización y un buen scanner, de solo el fylesrever con suficiente espacio, de solo tener documentos en '.pdf', de solo un repositorio para guardar archivos, incluso va mas allá de que todo mi personal tenga accesos a los documentos digitales que dispuse en el fyleserver, más allá del repositorio que implementamos y que me ofrece los documentos en toda mi corporación.

Gestión documental sin procesos es solo una parte del avance, ¡vamos, que un alto porcentaje de los procesos de una empresa devienen en documentos!; que las decisiones de las empresas en mucho desembocan en algún documento probatorio o que lo certifique.

Gestión documental sin integraciones es una ilusión, que ofrece resultados a menor costo, pero que a la larga implicará un costo mayor. Una empresa que decide dar el paso al frente y armar su archivo digital, seguramente madurará en la indexación de ese archivo con datos que hacen sentido al contenido del mismo; pero ¿dónde tengo esos datos?: en una hoja de cálculo probablemente; ¿y si esos datos están en otras de las soluciones de mi empresa?, si no lo advertimos, tendremos en frente un gran problema: la redundancia. Gestión documental sin integración es la puerta a un problema mayor.

Gestión documental limitada a una PC o cuando más a su portátil es un mundo amplio que no explotará si no le ofrece masificación o movilidad a sus soluciones de gestión documental; está limitando el beneficio que le propina a su empresa. Clientes de movilidad, le ofrecen a sus empleados la libertad de mantenerse conectado a sus procesos desde donde deba operar mediante sus dispositivos móviles.

Gestión de procesos sin medición, es posible. Sin embargo, gestión de procesos con facilidades para medirlos, analizarlos es obviamente la puerta abierta para mejorarlos y optimizarlos. La reingeniería de procesos (con base en mediciones) es una buena práctica que hará de su empresa una constante mejora.

Los mProductos son una plataforma más que un conjunto de soluciones de negocio. Los mProductos son una plataforma de gestión documental y gestión de procesos que le ofrecen un repositorio para su archivo digital vivo, accesible a todo su personal (mDocumentos), que pueda relacionarse con su archivo físico en perfecto control y administración (mArchivo), que a la vez pueda relacionarse con cada proceso que origina, necesita o desemboca en un documento (mGestión), del mismo modo que le ofrece la solución sobre la cual basar su medición y control del proceso (mControl); todo esto con la tranquilidad de la movilidad de su personal sin mantenerlo pegado a sus puestos de trabajo (mCliente) sin siquiera la preocupación de redundar en el contenido porque podrá integrarlos con cualquiera de sus soluciones de terceros o herramientas e gestión (mSOA y mIntegrador).

Pero, ¿una plataforma de gestión documental sin servicios? Es posible. Empresas dedicadas al servicio dan la talla y superan expectativas en esa materia; sin embargo, los mProductos son la plataforma de gestión documental y de procesos con un buen esquema de soporte y tercerización de esos, sus procesos de manejo de documentos; servicios flexibles que se adaptan a sus necesidades en total integración con la plataforma.

Bienvenidos a la plataforma de gestión documental y de procesos que ofrecemos con los productos y servicios de mProductos Business Suite.