GESTIÓN DOCUMENTAL, mucho más que...

Consultores salimos a la calle...

- llámese calle al mercado; conversamos con gente; 

- llámese gente a directores de corporaciones, coordinadores de procesos, gerentes de recursos humanos, operadores de help desk, analistas de call center, archivistas, gente de TI, de logística, de operaciones del negocio;

- llámese negocio a cualquier vértice del mercado;

- llámese mercado a industrias, corporaciones, PYME's;

y cuando hablamos de GESTIÓN DOCUMENTAL, el entendimiento y conocimiento no siempre alcanza a la completitud del concepto, la tendencia es variada, pero siempre corta.

Gestión documental y/o gestión de contenido, va y alcanza mucho más allá de solo el papel, de solo la digitalización y un buen scanner, de solo el fylesrever con suficiente espacio, de solo tener documentos en '.pdf', de solo un repositorio para guardar archivos, incluso va mas allá de que todo mi personal tenga accesos a los documentos digitales que dispuse en el fyleserver, más allá del repositorio que implementamos y que me ofrece los documentos en toda mi corporación.

Gestión documental sin procesos es solo una parte del avance, ¡vamos, que un alto porcentaje de los procesos de una empresa devienen en documentos!; que las decisiones de las empresas en mucho desembocan en algún documento probatorio o que lo certifique.

Gestión documental sin integraciones es una ilusión, que ofrece resultados a menor costo, pero que a la larga implicará un costo mayor. Una empresa que decide dar el paso al frente y armar su archivo digital, seguramente madurará en la indexación de ese archivo con datos que hacen sentido al contenido del mismo; pero ¿dónde tengo esos datos?: en una hoja de cálculo probablemente; ¿y si esos datos están en otras de las soluciones de mi empresa?, si no lo advertimos, tendremos en frente un gran problema: la redundancia. Gestión documental sin integración es la puerta a un problema mayor.

Gestión documental limitada a una PC o cuando más a su portátil es un mundo amplio que no explotará si no le ofrece masificación o movilidad a sus soluciones de gestión documental; está limitando el beneficio que le propina a su empresa. Clientes de movilidad, le ofrecen a sus empleados la libertad de mantenerse conectado a sus procesos desde donde deba operar mediante sus dispositivos móviles.

Gestión de procesos sin medición, es posible. Sin embargo, gestión de procesos con facilidades para medirlos, analizarlos es obviamente la puerta abierta para mejorarlos y optimizarlos. La reingeniería de procesos (con base en mediciones) es una buena práctica que hará de su empresa una constante mejora.

Los mProductos son una plataforma más que un conjunto de soluciones de negocio. Los mProductos son una plataforma de gestión documental y gestión de procesos que le ofrecen un repositorio para su archivo digital vivo, accesible a todo su personal (mDocumentos), que pueda relacionarse con su archivo físico en perfecto control y administración (mArchivo), que a la vez pueda relacionarse con cada proceso que origina, necesita o desemboca en un documento (mGestión), del mismo modo que le ofrece la solución sobre la cual basar su medición y control del proceso (mControl); todo esto con la tranquilidad de la movilidad de su personal sin mantenerlo pegado a sus puestos de trabajo (mCliente) sin siquiera la preocupación de redundar en el contenido porque podrá integrarlos con cualquiera de sus soluciones de terceros o herramientas e gestión (mSOA y mIntegrador).

Pero, ¿una plataforma de gestión documental sin servicios? Es posible. Empresas dedicadas al servicio dan la talla y superan expectativas en esa materia; sin embargo, los mProductos son la plataforma de gestión documental y de procesos con un buen esquema de soporte y tercerización de esos, sus procesos de manejo de documentos; servicios flexibles que se adaptan a sus necesidades en total integración con la plataforma.

Bienvenidos a la plataforma de gestión documental y de procesos que ofrecemos con los productos y servicios de mProductos Business Suite.