mProductos Business Suite alineados al AGN. MÉXICO.

Cuando los mProductos Business Suite entran en un nuevo país, los equipos de trabajo de la fábrica se disponen a entender las leyes de manejo de archivo que rigen las funciones en dicho país y a dejar evidencia de que cada producto de la suite cubre las funcionalidades requeridas y cumple con los lineamientos dispuestos. 

En México, el Archivo General de la Nación es el organismo que dicta los "LINEAMIENTOS para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos."

"El pasado Viernes 3 de julio de 2015 el Archivo General de la Nación (AGN) publicó en el Diario Oficial de la Federación (DOF) cuatro lineamientos, los cuales se derivan de la obligación a la que se refieren los artículos 21, primer párrafo, y 44, fracciones XIII y XXIV de la Ley Federal de Archivos, así como el 27 de su Reglamento."

mProductos Business Suite alineado a esta Segunda Edición (actualización) de la ley, suscribe en que las funcionalidades y lineamientos de la misma están cubiertos.

mProductos Business Suite se hace eco de las consideraciones de la ley y suscribe "...que el desarrollo de las tecnologías de la información permite hacer de los archivos no sólo depositarios de documentos, sino sistemas de gestión documental que son fuente de información útil y valiosa para la organización administrativa y la toma de decisiones;"

mProductos Business Suite cumple con el lineamiento que imperativamente indica: "fomentarán la reducción del uso de papel, mediante su sustitución por documentos de archivo electrónicos, gestión electrónica y preservación digital de los mismos."

mProductos Business Suite comprende un conjunto de productos que uno independiente de otro, o colaborando en una misma plataforma garantiza el uso de tecnologías en pro del manejo de expedientes y documentos digitales sin descuidar el origen y administración del archivo físico que lo genera, como del resto de la plataforma en aras a lograr la integración y normalización de los datso que comparten.

En México, alineados a los lineamientos del AGN, mProductos Business Suite es la solución.

mProductos Business Suite. CASO DE ÉXITO: ALCALDÍA DE LAGUNILLAS. Venezuela.

mProductos Business Suite. CASO DE ÉXITO: MAPFRE. Venezuela.

mProductos Business Suite. CASO DE ÉXITO: Banco Famsa. México.

mProductos Business Suite. CASO DE ÉXITO: UNE. Colombia.

mProductos Business Suite. CASO DE ÉXITO: Banco MERCANTIL. Venezuela.

¿Quién dijo miedo?

Etimológicamente hablando:
CAMBIAR.

1. tr. Dejar una cosa o situación para tomar otra. U. t. c. intr. y c. prnl. Cambiar DE nombre, lugar, destino, oficio, vestido, opinión, gusto, costumbre.

2. tr. Convertir o mudar algo en otra cosa, frecuentemente su contraria. 

De nuestra respetada Real Academia Española

En las empresas, como en la vida,  el CAMBIO es inevitable; muy temido o muy esperado. Cuando se asume, genera expectativas; cuando se asume generalmente viene asociado a estrategias. Puede convertirse en un acelerador, como en una reversa inminente. El CAMBIO entonces debe ser algo natural con un análisis de fondo para que sea estable, proactivo y beneficioso.

El cambio es sano, más cuando es ideado como una visión a mejorar, optimizar, ganar. 

En tecnología el cambio es el día a día, tan común, que hemos ideado procesos para manejarlo con soltura y sin impacto o al menos con el mejor manejo de ese impacto.

mProductos Business Suite no solo hace el cambio posible, lo facilita, lo apalanca...

¡ES EL CAMBIO!

Pero el cambio genera temor...

Nuevas soluciones.
Soluciones, sistemas, programas que conocemos y manejamos con destreza: Nuevas soluciones generan miedo a perder esa destreza, el protagonismo, a idear nuevos modelos de operación y/o control.

mProductos Business Suite hace soluciones fáciles de usar y  aprender con opciones para medir la ejecución, seguridad garantizada, facilidades de integración y 

funcionalidades que cubren sus expectativas.

Procesos manuales.
Con el paradigma que los procesos manuales son controlados, tememos usualmente automatizarlos.

mProductos Business Suite  es la plataforma para

automatizar los procesos sin perder el control,

ofreciéndole al usuario seguridad en la ejecución

de cada uno de los puntos de control.

El proceso es ahora modelado por el usuario

y ajustado con facilidad y rapidez.

Redistribución de personal y actividades.
Producto de la medición, evaluación y optimización de los procesos (entre otras razones) suele ameritarse la redistribución del personal, confundida múltiples veces con su reducción, razón suficiente como para temer y evadir cualquier intento de nuevas alternativas automatizadas para los procesos de la empresa.

mProductos Business Suite  es la plataforma

para garantizar que los empleados puedan emplear
sus destrezas en las funcionalidades de análisis que
sus soluciones ofrecen. mProductos Business Suite garantiza
que los empleados podrán incluso proponer mejoras continuas
y podrán ser los partícipes o protagonistas de tales mejoras que repercuten en la empresa y por ende en ellos mismos.

Gasto.
Vista la necesidad de un cambio en pro de la empresa, una barrera es ver la adquisición necesaria como un gasto y no como una inversión. 

mProductos Business Suite dispone soluciones

que evidencian la inversión

en relación al gasto, con miras a incrementar

las ganancias, reduciendo los costos operativos.

Necesidad de cambios complejos.
Una vez asumida la necesidad de optimización, de mejoras de control, de manejo de costos, de incremento de ganancias, es continuamente argumentada la necesidad de un cambio complejo y demorado. Se esperan ajustes rápidos, promesas cumplidas en corto tiempo y al no ser siempre viables, las expectativas son altas y las respuestas no las cubren.

mProductos Business Suite con una consultoría 

orientada al cliente, conoce y maneja

que los cambios graduales son posibles 

y muchas veces más factibles que un gran cambio sin reversa. 

mProductos Business Suite facilita el cambio gradual

para dejar ver los beneficios con más rapidez 

encaminando el resto del cambio

con el agrado de la empresa.

Ante el cambio... ¿Quién dijo miedo?

Importante será aliarse a proveedores que más que vendedores sean consultores y los miedos y las dudas desaparecen para hacer un trabajo en equipo apalancado por las mejores herramientas de tecnología.

¡mProductos Business Suite lo tiene!

Mucho más que digitalizar.

Hablar de digitalización, constantemente nos hace pensar en papel que pasa por un escáner y se convierte en un archivo digital.

De acuerdo a la información que dominemos pudiéramos pensar en otros términos como el reconocimiento inteligente: OCR como el más común; ICR como un plus en el manejo de la información, BCR, QR y OMR como una exquisitez que manejamos cuando ya tenemos incursión en la materia de contenido digital.

Sin embargo la digitalización es tan solo una parte del entramado de la gestión de contenido.

Pensemos desde la perspectiva de un proveedor del servicio de digitalización...

Pero podemos pensar desde el ángulo de un cliente que requiere el servicio.

La digitalización vista como un proceso del negocio, comprende una línea operativa de actividades que tanto como proveedor o cliente conviene conocer en aras a manejar mejor los términos:

Recibo de documentos físicos: 

Manejamos y almacenamos documentos de cualquier manera. De forma ordenada, limpia, esquematizada o no. Almacenamos documentos en cajas, carpetas, con bandas elásticas, grapas, ganchos, por expediente, por tipo de documento, según el alfabeto, según números de control. En nuestro archivo, manejamos los documentos físicos como el espacio, volumen, normas y recursos nos permitan.

Preparación:

Hablábamos de carpetas, tapas duras, ganchos, cintas adhesivas, bandas elásticas, bolsas, encuadernados... en aras a una correcta digitalización y al cuido de los escáneres (previstos de acuerdo a los tipos de documentos que se procesarán) debemos preparar el papel para su procesamiento y retirar todo aquel material de sujeción que impida o entorpezca su correcta digitalización.

Digitalización:

Dime qué tipo de documento tienes y te diré que escáner necesitas. La digitalización implica el paso del papel por el escánner, pero también implica una serie de requerimientos de exposición de color en la imagen, de exposición de marcas especiales. En próximas entradas podremos abordar con detalle la actividad de digitalización.

Calidad:

¿Pero cómo digitalizaste? ¡Cómo hemos acordado se digitalizaría! Conviene revisar tales acuerdos y esta revisión la logramos con validación de la calidad de la imagen o producto digital obtenido.

HASTA ESTE MOMENTO DEL PROCESO PUDIÉRAMOS CONOCER A LA SIEMPRE BUENA INVERSIÓN: DIGITALIZACIÓN

Pero cuando hemos comprendido que el beneficio que el contenido digital nos deja en nuestra estructura administrativa, el proceso continúa.

Recepción:

Una vez el producto digital existe, bien puede ser usado para los procesos operativos del negocio y los documentos (físicos y digitales) son en mucho el insumo de cualquier proceso operativo, cuando no, su producto. Recibimos el archivo digital y de acuerdo al proceso relacionado, lo clasificamos.

Clasificación:

Cualquiera que sea el tipo de documento, en una empresa puede haber desde decenas a centenares. Procesos del negocio usan tipos documentales para su ejecución. Conocer e identificar el documento es la clasificación básica para poder relacionarle los datos que le corresponden.

Indexación:

Un documento digital ya per se es un activo de información. De él solo necesitamos identificar datos que nos permitan rescatarlo con un motor de búsquedas, en este caso, del gestor documental. La indexación merece un capítulo aparte que con certeza les brindaremos.

Exportación:

Tenemos un producto digital rico, con información indexada, listo para ser usado por cualquier proceso. Solo basta con exportarlo al framework de Gestión Documental disponible. 

Rearmado:

Aquello que fue un documento en papel -que probablemente aun persiste- (si la TRD aun no nos permite desincorporarlo) y que ahora es contenido digital rico en información, debe devolverse como fue entregado.

Entrega de documentos.

¿Y cuando los canales de recibo del contenido van más allá del físico?

Recibimos documentos que pese a no necesitar digitalización/captura, necesitan ser indexados, ¿las fuentes?: canal web, multifuncionales, correo electrónico, faxes.

mDocumentos

¿Y quién me ayuda a controlar mis procesos?: ¡mControl!

Conscientes de la importancia de la optimización de procesos, mProductos Business Suite desarrolló la plataforma de gestión de procesos y aunado a eso, considerando la importancia de mantener procesos óptimos y controlarlos para mejorarlos al ritmo de crecimiento de su empresa, desarrolló la solución para el control de procesos, generación de indicadores, medición de acuerdos de servicios, generación de reportes de rendimiento y reportes de gestión; mControl es su mejor aliado a la hora de de hacer cumplir el ciclo de calidad de su producto y/o servicio.

Y las antes expuestas interrogantes ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Cuánto?, ¿Cuáles? son cubiertas por mControl como su funcionalidad nativa.

¿Quién hace qué?

Actores de un proceso que ejecutan tareas. Medición del personal asociado. Comprensión de qué personal necesita más ayuda, aprendizaje, formación, corrección o incluso reconocimiento en su labor.

¿Qué está haciendo quién?

Medición de las tareas ejecutadas y por ejecutar. Comprensión del cumplimiento de las tareas por proceso con evidencias numéricas que avalan su grado de dificultad, su ejecución y por ende si necesitan corrección en su diseño.

¿Qué no cumple con los ANS?

Acuerdos de Nivel de Servicio establecido con los clientes externos o internos, medición de tales acuerdos para evaluar que el cumplimiento (y por ende la rentabilidad del proceso) esté dentro de los márgenes estimados para generar rentabilidad y ganancias.

¿Cuáles son los ANS?

Procesos que deben estar dentro de los márgenes acordados... pero ¿cuáles son esos márgenes?... definición de los acuerdos de niveles de servicios por los que se medirá cada proceso.

¿Cuánto se ha producido?

Porque a la hora de evaluar quién produjo, de qué proceso, bajo qué ANS, es determinante saber cuánto se produjo.

mControl es la solución que responde sus interrogantes, las interrogantes de su empresa, esas que desembocan en producción, engranándose a su plataforma de procesos, cualquiera de su preferencia en la arquitectura tecnológica. mControl es su guía para mantenerse y crecer con su empresa.

¡ B I E N V E  N I D O S !

Procesos... ¿Control?

Como usuarios o clientes, probablemente no conocemos de teoría de procesos, probablemente no conocemos mucho más allá de los conceptos. Pero con certeza somos siempre parte fundamental de un proceso, en el hogar, en la oficina, en la pequeña y empresa, en la industria, en el mercado; desde el punto de vista legal, biológico, social, informático, los procesos viven en cada arista donde nos desenvolvemos.

Visto desde múltiples perspectivas:

PROCESO implica diversas actividades que comprende un mecanismo en determinado tiempo para devenir en trasformación de algo.

Pero es el día a día lo que nos imbuye en el argot de los procesos casi sin darnos cuenta y comenzamos a vivir con términos e interrogantes asociados a ellos que necesitamos responder para tener la confianza de que nuestros procesos o aquellos en los que estamos inmersos son funcionales y más aun, efectivos.

Cuando pensamos en procesos, las interrogantes ¿quién?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cuánto? aparecen y desaparecen sin pedir permiso, están implícitas en el argot de procesos... CONTROL.

Nos gusta pensar en tener todo controlado, no siempre nos gusta controlar y no nos gusta que nos controlen, es casi un común denominador. Pero para garantizar que los procesos en los que estamos inmersos funcionan correctamente y en pro del beneficio común, necesario es controlarlos.

Controlar... ¿es tan sencillo como apretar una tecla? 

Teorías, herramientas, marcos metodológicos existen para ayudarnos a implementar mejoras en nuestros procesos y para ayudarnos a entrar en razón de cuán necesario es el control.









Medimos para evaluar y analizar.
Analizamos para conocer debilidades y fortalezas.
Evaluamos debilidades y fortalezas para planificar acciones que estabilicen fortalezas y erradiquen las debilidades.
Actuamos para poner en marcha los planes.
Validamos los resultados de la ejecución de los planes.

CONTROLAMOS PROCESOS PARA MEJORAR

En Programación todo se puede.

En entradas anteriores tuvimos el gusto de presentarles nuestro promocional en materia de integración:

INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN

pero realmente de dónde viene la idea integradora en mProductos Business Suite?

"En programación TODO se puede", es casi una máxima.

Máxima que se usa a discreción con los usuarios... algunas veces con abuso, en detrimento del presupuesto y de la planificación.

Máxima que deja al descubierto cuán potente es la programación y deja volar la imaginación del cliente. Pero la integración es una necesidad constante. Creemos en Gestión Documental con integración. La integración permite aprovechar la plataforma, permite optimizar los procesos. La integración se hace partiendo de la consultoría, partiendo del conocimiento de la necesidad del cliente, de su negocio y de su plataforma.

mProductos Business Suite conoce y maneja la importancia de la integración, como especialistas en contenido y procesos, sabe que las fuentes de datos están repartidas entre el contenido físico y digital, como en registros ya creados en el resto de las soluciones de la plataforma.

Un gestor de contenido y procesos, 

¿con qué solución se puede integrar?

Ejemplos por doquier, basta plantear un negocio y su plataforma para mirar vías.

- Con software contable y administrativo para leer los datos de las facturas y soportar los registros de las CXP y CXC con las imágenes de dichas facturas.

- Con software de control de proyectos para leer los datos de los documentos que conforman un proyecto: plan, matriz de riesgos, reportes de control, etc.

- Con gestor de procesos para medir el proceso en línea y analizar los datos para su reingeniería.

- Con software del CORE bancario, para leer los registros de los clientes e indexarlos a los documentos sometidos para su Expediente y armar su EUC (Expediente Único de Cliente).

- Con software del CORE de seguros, para leer los registros de los clientes e indexarlos a los documentos sometidos en cada siniestro y armar su EUC (Expediente Único de Cliente).

¡Déjenos conocer su negocio y nosotros le diremos cómo aprovechar los datos que ya tiene!

mProductos Business Suite en aras a ser consecuente con lo que promulga en materia de integración de datos, diseñó y fabricó mIntegrador y mSOA. La consulta de los documentos asociados a sus procesos no será más un costo adicional y una disminución en sus ganancias. Los documentos de sus procesos no estarán de nuevo disociados con los datos ni tendrá que digitarlos para poder establecer la relación.

Lo invitamos a conocer más de nuestros productos de integración:

¡ B I E N V E N I D O S !

¿Porqué aliarnos con ... ? II PARTE

Así terminó nuestra entrega anterior:

En la próxima entrega, juntos, ustedes y nosotros veremos porqué aliarse a una empresa fabricante de software es una estrategia para CRECER.

Y nada mejor que la misma sentencia para comenzar esta entrega:

¿porqué aliarse a mProductos Business Suite es una estrategia para CRECER?

Conviene evaluar aspectos que uno u otro puede tener la clave. Incuso todos juntos.

¿Aliarme a un fabricante de software?

Si mi negocio es IT: hardware (mejor si hardware de impresión y/o digitalización), un fabricante de software de Gestión de Contenido es un valor agregado que brindaré a mis clientes, ampliando el espectro de mi servicio.

Si mi negocio es consultoría de procesos organizacionales y del negocio, un fabricante de software de Gestión de Procesos es quien materializará mis ideas y el entendimiento que tengo de mi cliente.

Si mi negocio es de administración de archivo físico, un fabricante de software llega a sustentar o mi propio negocio de administración, o el análisis que entrego a mis clientes.

Si mi negocio es DATACENTER, un fabricante de software es la expansión de mi servicio.

Si mi negocio es desarrollo móvil, un fabricante de software podía brindare la oportunidad de escalar sus soluciones para dispositivos.

Si mi negocio es outsourcing de Call Center o Help Desk, un fabricante de software de Gestión de Procesos configurable sin desarrollos a la medida, es el proveedor ideal para abrirme a más clientes sin mayores implicaciones.

Si mi negocio es distribuir software, un nuevo fabricante de software es una puerta más para el mercado.

¡porque aliarse a mProductos Business Suite es una estrategia para CRECER de la mano de su Programa de Alianza Comercial mAliado

B I E N V E N I D O S

¿Porqué aliarnos con ... ?

Cuando en la junta directiva o cargos decisorios de una empresa, existe un visionario; probablemente no necesiten hacer grandes cálculos ni someter a consenso los pasos importantes a emprender: administrativos, inversiones, alianzas; ¡todo será para la evolución de la empresa!

Sin embargo, generalmente formamos parte de equipos multidisciplinarios que toma decisiones y las mismas son sometidas a evaluación, siempre buscando mejoras sustanciales para la empresa sin mayor riesgo y con amplios márgenes de retorno.

Aliarse a otra marca, a otra firma, puede ser una de esas decisiones que ameritan consenso. Pero ¿qué aspectos debemos considerar para establecer una alianza comercial?

¡CRECER!

Una alianza debe permitirnos crecer:

- Crecer en ventas: sumar números a las ganancias anuales, aumentar el capital.

- Crecer en servicios: Un catálogo con mayor alcance, ergo, mayor visibilidad, mayor espectro de clientes... ¡EXPANSIÓN!

- Crecer en experiencia: mejores maneras de hacer las cosas y lograr los objetivos.

¡CRECER!

Sin embargo, si aun CRECER no fuera suficiente respuesta, ven y revisemos qué aspectos son importantes a evaluar.

En la próxima entrega, juntos, ustedes y nosotros veremos porqué aliarse a un fabricante de software es una estrategia para CRECER.

¡Aquí y allá!

Tiene una plataforma de gestión de procesos.

Tiene sus procesos configurados, corriendo y optimizados.

Tiene gestión de contenido y todo integrado.

Pero no tiene mobilidad, sus empleados, clientes y proveedores están pegados a sus PC, entonces usted no lo tiene todo.

mProductos Business Suite construyó un cliente para sus dispositivos que le permite mantenerse al tanto de su gestión así como disparar transacciones/requerimientos y hacer consultas.

¡mCliente le permite formar parte en su gestión independientemente de dónde usted se encuentre!

INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN

INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN, INTEGRACIÓN

A usted le venden este concepto muchas veces.

En cuestión de datos es vital.

En cuestión de aplicaciones, un plus.

En cuestión de experiencia, una escuela.

Escuela que nos enseñó que Gestión de Contenidos y Procesos sin integración no es el mayor porcentaje de los casos. 

Tantas aplicaciones tiene su plataforma, tantas aplicaciones debemos mirar para saber qué datos administran para APROVECHARLOS y no girar en la redundancia.

mProductos Business Suite sabe cómo aprovechar los átomos de datos y fabricó mIntegrador y mSOA... tecnologías actuales, con la mínima intervención el tercero.

Archivo físico: un problema, ¡una solución!

En América Latina seguimos aprendiendo de los conceptos asociados, pero en la práctica, usted y yo tenemos archivos físicos: - en casa, en la oficina, en la empresa; - una carpeta, una caja, una habitación, una casa, un piso completo, un edificio; - al alcance de la mano, en otro piso, en otra ciudad, en otro país; - muy bien organizado, organizado de manera que solo usted lo entiende, ¡OFICIALMENTE DESORGANIZADO!; - apegado a las normas de su casa, de la empresa, de la legislación, del país, ¡OFICIALMENTE SIN NORMAS!; - con documentos recientes y nuevecitos, con documentos deteriorados; - con documentos de una hoja, con libracos ilegibles.

Conseguir un documento dependerá de la suma de las variables anteriores. Pero la ubicación de un documento es solo una de las implicaciones.

mArchivo es la solución a cualquiera de la combinación de las variables.

No importa cómo, cuándo ni dónde.

mArchivo ES la solución.

Llegue a donde sea que desea.

Mucha gestión de contenidos.

Mucha gestión de procesos.

Mucha funcionalidad extraordinaria.

Mucha sencillez para el usuario.

Hermoso 'front end'.

Pero si no alcanza más allá de la centena de usuarios de su empresa...

Pero si el licenciamiento para sus miles de empleados o sus millones de clientes amerita todo su capital...

En vano habría invertido.

¡mProductos Business Suite le ofrece mPortal!

Llegue a donde desea que desea.

No limite sus transacciones al espacio o a la cantidad de usuarios.

¡mPortal es la solución!

Medir, Controlar = ¡Mejorar!

¿Procesos?

¡El -Diseño- importa! ¡La -Ejecución- importa! 

¡El -Personal- importa! ¡El -Producto- importa!

Pero la calidad depende del control.

-- Mides, Controlas, Optimizas, Mejoras --

mProductos Business Suite ofrece su plataforma para gestionar procesos y la solución para CONTROLARLOS, ergo, para MEJORAR.

¡Digitalizar sin complicaciones!

¡Porque el SERVICIO es para SERVIR!

Queremos facilitarle la entrada a la era digital, sin complicaciones.